トライアルスタートガイド

案件を作成する（ウェビナー①動画 3:50〜）

案件作成画面では、出願人・発明者・担当者をプルダウンのマスタから選択します。
項目名の横に表示される青い「M」マークはマスタへのリンクです。
マスタは削除できないため、候補にない場合は出願人マスタの新規作成からご登録ください。

• 案件を作成する
  まずは、案件を1件作成してみましょう。
  案件作成画面で「出願人」や「担当者」などの情報を設定します。
• 出願人マスタを作成する
  マスタを新規作成する操作もお試しください。

案件に出願日を登録する（ウェビナー①動画 12:58〜）

案件の「データ」タブから「出願手続」テーブルを開き、「出願日」を登録します。
「出願日」を起算日として、「審査請求」アクションを作成するためのアクション作成キューが生成されます。
このキューを登録すると、審査請求の法定期限と、あらかじめ設定しておいた要否判断期限が案件に登録されます。

期限を自動設定する（ウェビナー①動画 12:58〜、出願日登録のデモとあわせてご紹介しています）

案件に期限を自動登録するための設定と、期限が作成される流れを確認します。

• 【アクション追加期限設定】追加期限の自動設定をする
  「審査請求の要否を判断する期限」を、審査請求期限の6ヵ月前に自動で立てるには、どのように設定すればよいでしょうか。
  マニュアルページ末尾のQ&Aで解説しています。
  ぜひご覧ください。

庁連携で案件を作成する（ウェビナー①動画 15:51〜）

手動での作成に加えて、日本の公開案件は、特許庁が公開する「特許情報標準データ」を使ってまとめて作成できます。
対象は日本の公開案件のみで、未公開の案件や外国出願は手動で作成します。
取り込んだ内容は特許庁データとタイムラグがある場合があるため、登録後に必ずご確認ください。

• 【庁連携案件作成】特許庁データから案件を作成をする
  庁連携を利用して、公開案件をまとめて作成してみましょう。
  案件作成と同時に「拒絶理由通知書」や「年金納付」などのアクションも登録されます。
  登録されたアクションもあわせて確認してみましょう。

案件にファイルを登録する（ウェビナー①動画 22:07〜）

• 【ファイルタブ】案件にファイルを登録する
  案件の「ファイル」タブに、PDFやWordなど電子化された書類をアップロードしてみましょう。
  フォルダごとドラッグ＆ドロップすると、階層をそのまま保ったまま登録できます。

アクションに処理日を登録する（ウェビナー①動画 24:35〜）

• アクションに処理日を登録する
  先ほど作成された「審査請求」アクションに、処理日を登録してみましょう。
  法定期限に処理日を登録すると、審査請求を行った記録として扱われ、案件の「審査請求日」にも日付が反映されます。
  なお、社内で設定した要否確認期限など他の期限は自動では処理済みになりません。
  判断した日を、別途手動で処理日に登録してください。

特許庁書類（HTML/XML）で案件データを更新する（ウェビナー①動画 27:34〜）

ここまでは、手動でデータを登録する方法をご案内しました。
日本案件では、インターネット出願ソフトから出力した発送書類・提出書類のHTML/XMLファイルを取り込んで、案件データを更新することもできます。
PDFをファイルタブに保管する方法は、読む・共有するための保管であり案件データは更新されず全文検索もできません。
一方、HTML/XMLの取込みは案件・アクションのデータを更新し、本文の全文検索も可能になります。
目的に応じて使い分けてください。

• 【特許庁HTML/XML添付】庁書類で案件データを更新する
  「拒絶理由通知書」を取り込むと「拒絶理由通知書」アクションが登録され、続けて「意見書」「手続補正書」を取り込むと、そのアクションの法定期限に処理日が入力されます。
  この一連の流れを確認してみましょう。

案件をいくつか作成したら、実際の業務を想定しながら、案件検索・案件連絡・レター／メール発行などの機能を試してみましょう。

案件を検索する（ウェビナー①動画 36:45〜）

• 【案件検索】案件を検索する
  条件を指定して検索する方法を試してみましょう。
  ここでは例として「特定のクライアントの案件を検索する」操作を確認します。
  条件に使いたい項目が検索画面にない場合は「全項目検索」で一時的に追加でき、よく使う条件は「リスト追加」で常に表示できます。

案件から各機能を利用する（ウェビナー①動画 39:33〜 案件連絡、43:38〜 メール作成）

• 案件連絡を作成する
  root ipクラウドのユーザ同士で案件連絡を送ってみましょう。
  送る人・受け取る人ともroot ipのアカウントが必要なため、社外の代理人とのやり取りには次のメール機能をご利用ください。
• レターを発行する
  レター発行機能で願書や送付状を作成してみましょう。
• メールを作成する
  メール機能を使って、root ipクラウドから外部へメールを送ってみましょう。
  「キュー登録」の段階ではまだ送信されていません。
  内容を確認したうえで「メール表示」から送信します。

ファミリーの仕組みを確認する（ウェビナー②動画 2:26〜）

root ipクラウドでは、出願ごとに1件の案件を作成し、案件同士に親子関係を持たせて法的なファミリーとして管理します。
親子関係は、出願の種類に応じて次の3つのテーブルで登録します。
親（基礎案件）を指定すると、出願人や発明者などの書誌事項と、親の出願日が優先日として引き継がれます。
つながりは案件の「ファミリー」タブで、一覧とツリーで確認できます。

作成する出願	案件作成画面のボタン	親を登録するテーブル
国内優先権を主張する出願	出願－特許－純国－国内優先	「国内優先」テーブル
優先権を主張するPCT出願・外国出願	出願－特許－内外－PCT出願／パリ優先	「パリ優先」テーブル
分割出願・変更出願	出願－特許－純国－分割出願／変更出願	「原出願」テーブル
PCT展開（各国移行）	出願－特許－内外－PCT展開	「原出願」テーブル

• 基礎案件のある出願を作成する （国内優先・パリ優・分割・変更）
  親子関係を管理する3つのテーブルと、優先日などの起算日の考え方を解説しています。

分割出願を作成する（ウェビナー②動画 4:00〜）

①で作成した案件を親にして、分割出願を作成します。
ポイントは、親を「原出願」テーブルに指定することです。

1. 親にする案件を開き、案件ページ左上の社内整理番号をコピーします。
2. 「メニューバー＞案件＞案件作成」から「出願－特許－純国－分割出願」をクリックします。
3. 「原出願」テーブルの「親案件ID」に親の社内整理番号を入力し、プルダウンから選択します。
   親の出願人や発明者などのデータが引き継がれます。
4. 「登録」ボタンをクリックします。
5. 作成された分割出願の「ファミリー」タブで、ファミリー案件の一覧と親子関係のツリーを確認します。
   「データ＞出願」タブの「原出願」テーブルからも、親とのつながりを確認できます。

• 基礎案件のある出願を作成する （国内優先・パリ優・分割・変更）
  「分割・変更の場合」の手順をご覧ください。

PCT出願を作成する（ウェビナー②動画 7:05〜）

同じ親を基礎にして、PCT出願（国際段階）の案件を作成します。
「メニューバー＞案件＞案件作成」から「出願－特許－内外－PCT出願」をクリックし、今度は「パリ優先」テーブルに親を指定して登録します。

親の出願日が優先日となるため、登録した時点でパリ優先権主張やPCT国内移行の期限が計算され、アクション作成キューが表示されます。
「キュー処理実行」→「全選択」→「選択対象一括登録」と進み、期限を登録しましょう。

国際出願が完了したら、PCT出願の「データ」タブ「出願手続」テーブルで出願日と出願番号を入力し、「更新」します。
出願日を入力すると、同じ日付が「国際出願日」欄にも同期され、案件が出願済みに切り替わります。

• PCT案件を作成する
  「PCT出願案件を作成する（WIPOへ国際出願する国際段階）」で、優先権を主張する場合と直接PCTの場合の手順を確認できます。

PCT展開（各国移行）案件を作成する（ウェビナー②動画 9:25〜）

PCT出願を親にして、国内移行段階の各国案件を作成します。
「メニューバー＞案件＞案件作成」から「出願－特許－内外－PCT展開」をクリックします。
これまでと違い、最初に「出願国/指定国設定」テーブルで移行する国を選択します。
国はプルダウンから選ぶほか、国名や国コードを入力しても検索できます（複数選択可）。

続けて「原出願」テーブルにPCT出願の社内整理番号を登録し、「登録」ボタンをクリックすると、選択した国の数だけ案件がまとめて作成されます。
各国のPCT国内移行期限のほか、中国のように審査請求の期限設定がある国は、この時点でその期限も計算されます。
キューを登録したら、「ファミリー」タブでツリーが伸びていることを確認しましょう。

日本へ移行する場合も同じ手順で、出願国に日本（JP）を追加します。

• PCT案件を作成する
  「PCT展開案件を作成する（国内移行段階）」で手順を確認できます。
  PCT出願側の移行期限を最終期限まで管理したい場合の設定例も、ページ末尾のQ&Aで解説しています。

ファミリーで情報を共有する（ウェビナー②動画 14:27〜）

「ファミリー」タブでは、ファミリー共通のメモやファイルを登録できます。
ファミリー内のどの案件から登録しても、ほかの案件にも同じ内容が表示されます。

機能	できること
ファミリーメモ	「ファミリー」タブ「ファミリー案件」から、ファミリー共通のメモを登録します。 「常に表示」にチェックを入れると、案件の見出し下に常にメモが表示されます。
ファミリ包袋	「ファミリー」タブ「ファミリ包袋」の「ファイル登録」から、ファミリー共通のファイルを登録します。 ファイルやフォルダをドラッグ＆ドロップし、「アップロード開始」をクリックします。
ファミリー番号	ファミリー共通の番号を付けて管理できます。
ファミリー追加	調査案件や発明案件、作成済みの単独案件など、法的な親子関係のない案件もファミリーに追加できます。 ファミリーの離脱・併合・分離も可能です。

• 【案件メモ】【ファミリーメモ】案件にメモを登録する
  ファミリーメモの登録と「常に表示」の設定を確認しましょう。
• 【ファミリ包袋】ファミリ共通のファイルを登録する
  ファミリ包袋にファイルやフォルダを登録してみましょう。
• 案件を追加しファミリーにする
  既存の案件をファミリーに追加する手順を解説しています。

案件タグでグループ管理する（ウェビナー②動画 18:45〜）

法的なファミリーとは別に、製品・技術分野・プロジェクト名など社内独自の分類で案件をまとめたいときは「案件タグ」を使います。
案件タグはマスタで作成し、案件に付与して使います。
トライアル環境には「早期審査」「スーパー早期」の案件タグをあらかじめ登録しています。

1. 案件タグマスタを作成する
「メニューバー＞設定＞マスタ一覧」でキーワードに「案件タグ」と入力し、案件タグマスタを開いて「新規追加」をクリックします。

項目	設定内容
コード	既存のコードと重複しない任意の値を入力します。
名前／名称	タグ名（例：製品A、製品B）を入力します。
親案件タグ	上位のタグを指定すると階層化できます（例：「製品」の下に「製品A」「製品B」）。 親にするタグは先にマスタ登録しておきます。
ファミリ展開F	チェックすると、案件にタグを付けた際にファミリー案件すべてにも表示されます。
色	カラーパレットからタグの色を選択します。

既存のマスタは、ID横のアイコンから編集できます。
登録したい分類がまとまっている場合は、CSVインポートでまとめて追加することも可能です。

2. 案件にタグを付与する
案件の「サマリ」タブ「案件タグ」テーブルの「編集」から、タグを選択して「更新」します。
親子関係を付けておくと、親タグの下に子タグが並んで表示されるため選びやすくなります。

3. タグから案件を探す
付与したタグは案件の見出しに表示され、タグをクリックすると同じタグが付いた案件を一覧できます。
「メニューバー＞ツール＞案件タグ管理」では、タグごとの付与件数とグラフを確認できます。

• 【案件タグ】案件に案件タグを登録する
  マスタの作成から付与、案件タグ管理での検索、CSVでの一括登録までを解説しています。

期限リストを作成する（ウェビナー②動画 28:04〜）

期限のリストは、案件検索ではなく「メニューバー＞案件」にある「アクション検索」「アクション期限検索」「アクション期限詳細検索」などのアクション系の検索メニューで作成します。
ここでは、複数の条件や除外条件を組み合わせて検索条件を保存できる「アクション期限詳細検索」で、審査請求の法定期限リストを作ってみましょう。

「アクション検索設定」で、たとえば次のように設定します。

設定項目	設定例（日本の審査請求の法定期限リスト）
除外条件	チェックを入れたまま（最終処分済みや処理済みのアクションを除外）
法域	特許のみ
国内外	純国
期限種別	法定期限のみ
アクション種別	標準
標準アクション	審査請求のみ

「検索条件保存」をクリックし、わかりやすいパターン名を付けて保存します。
次回からは「登録済み条件」タブで条件を選び、「アクション期限範囲」で期間（例：2027年度）を指定して「検索」するだけでリストを作成できます。
保存した条件は、トップページのメニュー下にある「アクション期限詳細検索設定」ボタンからも呼び出せます。

• 【アクション期限詳細検索】期限に基づいたリストを作成する
  審査請求リストや商標の更新期限リストの作成例を、Q&Aで解説しています。
• 【期限検索】アクションや期限を検索する
  アクション系の各検索メニューの違いを一覧で確認できます。

期限リストを出力する（ウェビナー②動画 35:38〜）

作成したリストは、「CSVダウンロード」または「エクスポート」でファイルに出力できます。
画面に表示されたとおりにすぐ出力したいときはCSVダウンロード、出力項目を選びたいときや代表図を出力したいときはエクスポートを使います。

	CSVダウンロード	エクスポート
データ形式	CSV	CSV、Excel
代表図出力	不可	Excel出力の場合のみ可能
出力項目	リストに表示されているとおり	エクスポート項目を設定する
出力順	リストに表示されているとおり	データIDの昇順／降順、または出力項目を基準としたソート順（最大5項目）

エクスポートでは、まず「設定をコピー」で画面に表示されている項目をセットし、不要な項目を削除、追加したい項目（タイトル、請求項数、審査請求印紙代など）を左側から選ぶと効率的です。
項目の並び順は「↑」「↓」で調整します。
エクスポート設定名を付けて保存しておくと、次回から呼び出せます。
「個人用F」にチェックを入れたままにすると自分だけ、チェックを外すと組織全体で使える設定になります。

• 【CSVダウンロード】【エクスポート】データを出力する
  CSVダウンロードとエクスポートの違いや、エクスポート設定の保存方法を解説しています。
• 【エクスポート】リストから代表図を含んだデータをエクスポートする
  代表図付きのリストをExcelで出力してみましょう。

メールテンプレートを作成する（ウェビナー②動画 41:37〜）

①でご紹介したメール機能で使うテンプレートを、代理人に審査請求を依頼するメールを例に作成します。
「メニューバー＞設定＞マスタ一覧」でキーワードに「テンプレート」と入力してメールテンプレートマスタを開き、「新規追加」をクリックします。

• コード・名前／名称：コードは重複しない任意の値、名称はわかりやすいものを入力します。
• 宛先種別：今回は「代理人」を選択します。
• 宛先：差込項目「${代理人ＭＡＩＬ}」を入力すると、代理人マスタに登録されたメールアドレスが差し込まれます。
  自社にも控えを送りたい場合は、CC・BCCも設定できます。
• 件名・本文：差込項目を使うと、自社名（${企業}）や社内整理番号（${社内整理番号}）など案件の情報が自動で差し込まれます。

ウェビナーで使用したサンプルです。コピーしてお使いください。

【件名】
${企業}_審査請求依頼（貴所整理番号：${代理人整理番号}、当社整理番号：${社内整理番号}）

【本文】
${代理人}
${代理人担当者} 様

いつも大変お世話になっております。
${企業}の${担当者・主}でございます。

以下案件につきまして審査請求の手続きをお願いいたします。
ご不明点等ございましたらお気兼ねなくお問い合わせください。

■案件詳細
【社内整理番号】${社内整理番号}
【タイトル】${タイトル}
【発明者】${発明者,all}
【出願番号】${出願番号}（出願日：${出願日}）
【請求項数】${請求項数・最新}
【審査請求印紙代】${審査請求印紙代}円

何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————————–
${企業住所１} ${企業住所２}
${企業住所３}${企業住所４}
${企業}
${担当者・主}
TEL：${企業ＴＥＬ１}・${担当者ＴＥＬ・主}(直通)
FAX：${企業ＦＡＸ１}
MAIL：${担当者ＭＡＩＬ}
————————————————–

• メールテンプレートを作成する
  宛先欄で使えるメールアドレスの差込項目や、テンプレートのサンプルを掲載しています。
• 差込ガイド
  差込項目の種類や、うまく差し込めないときの確認方法をまとめています。

テンプレートからメールを作成する（ウェビナー②動画 45:49〜）

作成したテンプレートを使って、審査請求の期限リストの案件から代理人宛のメールを作成します。

1. 案件の「基本書誌」で「代理人」テーブルに代理人を登録します。
   宛先を設定する場合は、代理人マスタの「メール」欄にメールアドレスを登録しておきます。
2. 案件の「メール」タブを開き、代理人の並びで作成したテンプレートを選択して「作成」をクリックします。
   宛先（TO）や件名・本文に、案件の情報が差し込まれていることを確認します。
3. 本文を調整して「キュー登録」をクリックすると、メールの下書きが保存されます。
4. 「メール表示」から送信するか、Outlookをお使いの場合はOutlook形式でのダウンロードもお試しください。
   下書きや送信済みのメールは、案件の「メール」タブ下部で確認できます。

期限リストの「メール発行」ボタンから、複数の案件のメールをまとめて作成することもできます。

• メールを作成する
  メールの作成から確認までの基本操作を解説しています。
• 代理人マスタを作成する
  代理人マスタにメールアドレスを登録してみましょう。
• メールを一括発行する
  検索結果のリストから、同じテンプレートのメールをまとめて作成する手順を解説しています。