レターテンプレートとは

root ipクラウドのレター機能には、本文や差込項目を記載したレターテンプレートファイル（Word、Excel）が必要です。

レターテンプレートファイルに差込項目を使うことで、その案件個別の情報を差込むことができます。
例えば、${出願番号}を使った「レターテンプレート」マスタをあらかじめ登録しておくと、
案件の「レター」タブからその案件の出願番号が差し込まれたレターを作成することができます。

差込項目の詳細は「差込項目・差込オプションの利用例」をご参照ください。

レターテンプレートマスタを作成・編集する

  1. レターテンプレートファイルを作成します。
  2. 「メニューバー＞設定＞マスタ一覧」をクリックします。
  3. マスタ一覧が表示されます。
  4. 「レターテンプレート」をクリックします。
  5. 「レターテンプレート」マスタ一覧がダイアログ表示されます。
  6. マスタを新規追加する場合は、「新規追加」ボタンをクリックします。
    既存のマスタを編集する場合は、設定するマスタのID欄のアイコンをクリックします。
  7. 設定画面がダイアログ表示されます。
  8. 各項目を入力し、「登録」ボタンまたは「更新」ボタンをクリックし、完了です。
    出力ファイル名にも差込項目が使用できます。
    （例、${今日,format(Ymd)}${出願人}様${名前／名称}　⇒　2018/05/18_●●株式会社様_通知書　など）
    「ファイル」欄にレターテンプレートファイルをアップロードします。
    各項目の説明はヘルプをご参照ください。

レターテンプレートマスタサンプル

旧バージョンはこちら

テンプレートファイルを用意する

本文や「差込コード」を記載したレターのテンプレートファイルを用意します。

「差込コード」とは、半角$マーク、半角{}（中かっこ）で差込項目を囲んだものです。
「差込項目」はシステムやユーザ、案件データなどの項目名です。
「メニューバー＞設定＞差込項目一覧」からすべての差込項目と差込オプションを確認できます。

「差込コード」をレターやメールののテンプレートに記載することで、差込項目に対応した情報を差込んだレターやメールを作成することができます。
差込オプションを使用するとより柔軟なレターを作成することが可能です。

なお、「案件差込項目」は各テンプレートに使用可能ですが、その他は使用できるテンプレートが限定されています。
例えば、「請求書差込項目」は「請求書テンプレート」でのみ使用できます。

テンプレートを登録する

  1. 本文や差込コードを記載したレターの雛形を用意する
  2. 「メニューバー＞設定＞設定メニュー＞案件関連マスタ＞メールテンプレート」をクリック
  3.  「メールテンプレート 新規追加」ボタンをクリック
  4.  適宜入力し、「登録」をクリック
有効Fマスタが不要の場合にチェックを外す
コード　※任意のコード
名前／名称　※任意の名称（例、特許査定受領連絡(和文)_出願人宛　など）
出力ファイル名ルール出力されるファイルに付す任意のファイル名
差込コード使用可能

①印刷日の日付(0000/00/00形式)、出願人名、ファイル名を付ける場合
　${今日,format(Ymd)}${出願人}様${ファイル}
　（＝2018/05/18_●●株式会社様_通知書）
②印刷日の日付(0000/00/00形式)、出願人名、マスタの名称を付ける場合
　${今日,format(Ymd)}${出願人}様${名前／名称}
　（＝2018/05/18_●●株式会社様_●●のお知らせ）
レター宛先レターの宛先
法域条件を適用する法域
何も選択しない場合、すべての法域に適用される
国内外区分条件を適用する国内外区分
何も選択しない場合、すべての国内外区分に適用される
国条件を適用する国
何も選択しない場合、すべての国に適用される
出願人条件を適用する出願人
何も選択しない場合、すべての出願人に適用される
代理人条件を適用する代理人
何も選択しない場合、すべての現地代理人に適用される
現地代理人条件を適用する現地代理人
何も選択しない場合、すべての現地代理人に適用される
発送書類対応する発送書類
ファイル　※作成したファイルを添付する欄
ファイル内に差込コードを使用する
クリックしてファイル選択またはドラッグ＆ドロップにて添付する

動画マニュアル

よくあるお問い合わせ

  • サマリタブに表示されるJ-PlatPat のリンクのURLは差込めますか？

    現在、専用の差込項目はございません。
    従来、J-PlatPat側の固定リンクに暗号部分が含まれていたため、サーバに問い合わせる仕様としていたためです。

    ですが最近、J-PlatPat側の固定リンクの暗号部分がなくなり、以下の差込で対応可能と情報提供いただきましたので、
    ユーザ様の事例をご紹介させていただきます。（掲載許可あり）

    https://www.j-platpat.inpit.go.jp/c1801/PU/JP-${出願番号,nojp}/10/ja

    ※root ipとしては、「c1801」「 PU」 について固定であるか未検証のため、全てのケースで対応可能であるかは不明です。

    特許庁のリンクは、将来的に差込項目として追加する計画でございますが、
    それまでは運用を検討いただければ幸いです。

  • 差込オプションのextractオプションの使い方を教えてください。

    extractオプションとは

    差込項目のテキストからextract(ターゲット)で指定した文字を抽出する。テキスト中の「ターゲット(XXX)」という記載から「XXX」を抽出する。 [[受任書誌備考,extract(顧客連絡)]]の場合、受任書誌備考のテキスト内に「顧客連絡(XXXとYYYを依頼)」という記載があれば「XXXとYYYを依頼」を抽出する。 ターゲットに対応する記載がない場合は空白となる。

    一例として、備考欄に記載した公開公報のURLを差込む方法をご案内します。

    1. 案件の「サマリ」タブ「案件書誌」テーブル「備考」欄に、公開公報(https://[公開公報URL])　と登録する。
      登録する欄は「案件書誌」テーブル以外の「備考」欄や「案件メモ」でも問題ありません。

    2. レターテンプレートに　${受任書誌備考,extract(公開公報)}　を記載します。
    3. レターを出力すると、https://[公開公報URL]　が差し込まれます。
    差込項目・差込オプションの利用例
    関連ページ

  • レターやメールでクライアントごとに差込む内容を変えたいのですが、どうすればよいですか？

    差込オプションを使った方法を2通りご案内します。

    IFオプション

    条件分岐により差込む内容を変えるオプションです。
    差込内容はテンプレートに直接記入します。
    出願人以外の条件や条件の組み合わせも可能です。詳しくは「メニューバー＞設定＞差込項目一覧」→「IFオプション」をご参照ください。

    案件の出願人を条件にしたIFオプションをご案内します。

    テンプレートに差込項目を記載します。

    ${IF1::出願人=●●株式会社}
    ●●株式会社です
    ${/IF1::出願人=●●株式会社}
    ${IF1::出願人=■■ カンパニー}
    ■■ カンパニーです
    ${/IF1::出願人=■■ カンパニー}
    ${ELSE1}
    その他の会社です
    ${/ELSE1}

    宛先を選びます。

    宛先に応じて差込まれます。

    「●●株式会社」宛⇒「●●株式会社です」
    「■■ カンパニー」宛⇒「■■ カンパニーです」
    その他⇒「その他の会社です」

    extractオプション

    差込項目のテキストからextract(ターゲット)で指定した文字を抽出するオプションです。
    差込対象は、案件メモや各種備考欄など任意の項目で、ターゲットを(　)で指定します。
    ターゲットとなる(　)前の文言、ターゲット内の文言は任意です。(　)は半角カッコを使用します。

    出願人マスタの備考欄を活用する例をご案内します。

    出願人マスタ「備考・出願」欄に「ターゲット(差込内容)」を記載します。

    メールテンプレートに「${差込項目,extract(ターゲット)}」を記載します。

    ターゲット(　)内の差込内容が抽出され差込まれます。

    差込項目・差込オプションの利用例
    関連ページ

  • アクションの期限日はレターやメールに差込みできますか？

    アクション種別（標準、OA、年金など）による期限日の差込項目は以下のような仕様になっております。

    標準アクションは「最新標準」＋「期限日」or「処理日」または「標準アクション名」＋「期限日」or「処理日」
    例）　${最新標準期限日}、${最新標準処理日}、
    　　　${出願期限日}、${出願処理日}

    ＯＡ、ＩＤＳ、係争、ユーザアクションは「最新」＋「アクション種別」＋「期限日」or「処理日」
    例）　${最新ＯＡ期限日}、${最新ＩＤＳ期限日}、${最新係争期限日}
    　　　${最新ＯＡ処理日}、${最新ＩＤＳ処理日}、${最新係争処理日}

    更新、年金アクションは期限日の時は「最新」＋「アクション種別」＋「期限日」、処理日の時は「前回」＋「アクション種別」＋「処理日」
    例）　${最新年金期限日}、${最新更新期限日}
    　　　${前回年金処理日}、${前回更新処理日}

    上記の差込項目とは別に、
    ${アクション期限日}、${アクション処理日}　の差込項目もございますが、こちらを使用すると、アクションを指定せずにレター、メールを出力した際は期限や処理日が直近のものを反映いたします。
    案件のアクションタブから指定アクションのレター発行、メール発行から出力すると指定アクションの期限日や処理日を反映いたします。アクション種別を指定せず汎用的なテンプレートを作成いただく場合はこちらの差込項目がご活用いただけます。

    差込項目・差込オプションの利用例
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    メールのテンプレートを作成する
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    メールを作成する
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    アクションを指定してメールを作成する
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    レターのテンプレートを作成する
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    レターを発行する
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    アクションを指定してレターを発行する
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  • 異議申立ての期限を管理したいのですが、可能ですか？また、自動で期限を立てることは可能ですか？

    標準アクションの「異議受期間」をご利用ください。標準アクション「異議受期間」を使用すると、レターやメールで、${異議受期間期限日}で異議申立期間を差し込むことが可能になります。

    自動でアクションを作成する場合は、標準アクショントリガ設定にて、特許は登録公報発行日から6m、商標は登録公報発行日から2mで「異議受期間」の設定をしてください。

    なお、標準アクショントリガ設定は出願案件のみ反映されますので、係争案件では使用できません。係争案件案件の場合は、標準アクションに手動で「異議受期間」のアクションを作成してください。

    【標準アクショントリガ設定】標準アクションの自動設定をする
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    アクションを登録する
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  • 出願人テーブルの対庁非表示とはなんですか？どのように使いますか？

    「対庁非表示」にチェックが入った出願人は、レターの出願人ブロックや出願人ライン使用時に出力されない仕様となっております。
    願書に名前は載らない特許権を共有する共有者を登録する場合などにご利用いただきます。

    案件を作成する
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