請求管理ガイド

請求データの設定から登録までの流れ

root ipクラウドでは、代理人（特許事務所）などからの請求を案件に紐づけて登録し、請求書の発行から支払処理、集計までを一元管理できます。
請求データは、次の流れで設定・登録・処理します。

1. 設定する：費用科目・料金表・請求費目パターン・請求書テンプレートを準備します。
2. 登録する：案件の「請求書」タブで仮明細を作成し、請求書（合算請求書・合計請求書）を登録します。
3. 発行する：請求書テンプレートを使って、請求書や見積書を発行します。
4. 確認・集計する：請求書メニューの各検索ページや経理集計メニューで、請求データを確認・集計します。
5. 支払う：支払処理で支払日や支払額を登録し、支払状況を管理します。

請求書の設定をする

請求書を作成する前に、請求の明細となる「費用科目」、金額を定める「料金表」、手続きごとに費用科目を組み合わせる「請求費目パターン」、請求書を出力するための「請求書テンプレート」を設定します。いずれも「メニューバー＞設定＞マスタ一覧」から設定できます。

設定	内容	システム標準
費用科目	手続費用、印紙代など料金表の項目	費用科目マスタが登録済み。必要に応じて新規作成・編集
料金表	「国内外区分」×「法域」ごとの金額	「標準料金表」が作成済み。金額の設定は任意
請求費目パターン	請求する手続きごとの費用科目の組み合わせと初期数量	請求する手続きにあわせて作成・編集
請求書テンプレート	請求書を発行するためのWord・Excelファイル	請求書サンプルを用意済み。必要に応じて新規作成・編集

費用科目を設定する

費用科目は、手続費用、印紙代など料金表の項目です。
システム標準で費用科目マスタが登録されていますので、必要に応じて新規作成・編集します。

• システム標準の費用科目マスタは細かい設定になっています。管理や集計に必要な項目だけを使用し、不要な費用科目は「有効F」のチェックを外して使用不可にするのも一案です。
• 費用科目には「費目分類」（売上集計用の区分）、「費目種別」（標準費目、〇〇事務所専用費目など）、「単位」（時間、枚数など）を設定します。
  費目分類を設定すると、経理集計メニューで費目分類ごとの集計を確認できます。

関連マニュアル

• 費用科目を設定する

料金表に金額を設定する

料金表は、1つの料金表の中で「国内外区分」×「法域」の金額を設定できます。
「メニューバー＞請求書＞料金表」から料金表を切り替えて内容を確認・設定します。

• 金額の入力は必須ではありません。空白でも問題ありません。入力した金額は、仮明細作成時に仮明細上で編集できます。
• 「標準料金表」とは別の料金設定がある場合は、料金表を新規作成し、「出願人」マスタまたは「代理人」マスタに紐づけます。
• 同名の費用科目で複数の料金を設定したい場合は、「パターン数」を設定数だけ増やします。
• 料金表の単価は「税込単価F」のチェックと連動しません。チェックの有無にあわせて金額を設定してください。

関連マニュアル

• 料金表に金額を設定する

請求費目パターンを設定する

請求費目パターンは、請求する手続きごとに費用科目を組み合わせる設定です。
例えば、「出願費用」の請求書に「出願手数料」「図面作成料」、「中間対応費用」の請求書に「意見書提出」「手続補正書提出」などを組み合わせ、初期数量も設定できます。

• 請求費目パターンには、請求書のタイトルとなる「請求内容」マスタを紐づけます。
  対応関係がわかりやすい名称（例：請求内容「国内出願」の請求費目パターンは「国内出願」）がおすすめです。タイトルは請求書作成画面で手動修正できます。
• 現地代理人の請求の場合は、「請求元F」を「請求元あり」にします。

関連マニュアル

• 請求費目パターンを設定する

請求に関する初期設定オプション

「メニューバー＞設定＞設定」→「基本設定＞初期設定オプション」で、請求に関する次の初期設定ができます。

設定項目	説明
決算月	経理上の決算月の設定です。集計メニューの請求データ集計範囲が変更されます。
請求書締日	請求書をロックする日付です。請求日が締日以前の請求書は編集できなくなり、締日以前の請求書の新規追加もできなくなります。
非対応アクションを請求対象から除外	非対応アクションを未請求完了アクションの対象から除外する場合にチェックします。
仮明細期限日オフセット／請求書期限日オフセット	仮明細・請求書の発行日に対する期限日のオフセットです（30日後は「30d」、1月後は「1m」、当月末は「eom」、翌月末は「1m eom」）。
仮明細登録時の操作	仮明細を登録したあとのデフォルト操作を「仮明細保存のみ」「続けて請求書作成」から設定できます。

関連マニュアル

• 初期設定オプション

請求データを登録する

請求書は、まず基本となる「仮明細」を作成した後、「請求書」や「合算請求書」を作成します。
「合計請求書」は、定期的に複数の請求書をまとめた請求書を発行する場合に使用します。

用語	説明	主な用途
仮明細	費用科目と数量を入力し、請求の内容を登録したデータ	一時保存、合算請求書の作成
請求書	仮明細データを引き継いで作成する請求データ。アクションや担当者との紐づけを登録できる	通常の請求。請求種別を変えて「見積書」「納品書」も作成可能
合算請求書	複数の仮明細を合算して作成する請求データ	現地代理人の請求分と事務所分の合算、異なる費用負担率が混在する請求
合計請求書	複数の請求書をまとめたデータ。個別の請求書は残り、重複はしない	代理人から月締めの合計請求書が発行される場合

仮明細を作成する

案件の「請求書」タブで「仮明細　新規作成」ボタンをクリックし、「請求代理人」（請求書の発行元）→「案件関連宛先」（請求書の宛先）→「請求費目パターン」の順に選択すると、仮明細新規作成画面が表示されます。

• 「請求代理人」「案件関連宛先」には、案件の「データ＞受任」タブに登録されている代理人・現地代理人・出願人が表示されます。
  登録されていない場合は、「その他請求代理人」「その他宛先」から選択します。
• 費用負担率は、「データ＞受任」タブの費用負担率がデフォルトで表示されます。
• 「源泉徴収F」は、代理人の名前／名称に応じて自動でチェックが入ります（「業務特許法人」「弁理士法人」「株式会社」がつかない場合は個人事業主と判定されます）。
• 最下の「仮明細保存のみ」または「続けて請求書作成」を選択して登録します。どちらをデフォルトにするかは初期設定オプションで設定できます。

関連マニュアル

• 請求書を登録する

仮明細から請求書を作成する

案件の「請求書」タブの「仮明細」欄で、仮明細の並びにある「請求書作成」ボタンをクリックすると、仮明細データが自動的にセットされた請求書作成画面に切り替わります。

• 請求書作成画面では、請求書に記載する「請求実務担当」と、どのアクションに請求を行ったかを示す「請求アクション」を登録します。
  請求アクションにチェックを入れて請求書とアクションを紐づけることで、請求漏れや過誤請求等を低減できます。
• 書類種別を「見積」に切り替えると、請求書と同じ手順で見積書を作成できます。

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• 請求書を登録する

合算請求書を作成する

複数の仮明細を合算して、1つの請求書を作成できます。現地代理人の請求分と事務所分を合算して請求する場合や、異なる費用負担率が混在する請求書を作成する場合にご利用ください。

• 仮明細作成時に「合算請求書Ｆ」欄で「合算する」を選択し、「仮明細保存のみ」で登録します。
• 「合算請求用 仮明細」の一覧で合算する仮明細にチェックを入れ、「合算請求書作成」ボタンをクリックします。
• 現地代理人の請求分は、「請求元F」が「1」の請求費目パターン（システム標準では「内外_現地請求分」）を選択し、「請求元発行日」「請求書受領日」「単価」「数量」などを入力します。事務所から現地請求分と手数料をまとめた請求書を受領した場合は、請求書の発行元は事務所になります。
• 外貨の場合は、通貨を選択して「TTSレート取得（内外基本）」または「TTBレート」ボタンをクリックすると、レートマスタで設定したレートで計算されます。レートは自動更新されません。

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• 合算請求書を作成する
• 内外の請求書を作成する（現地代理人の請求分と合わせた合算請求書を作成する）

合計請求書を登録する

合計請求書は、複数の請求書を束にした請求書です。
個別の請求書は残り、個別の請求書と重複はしません。代理人から月締めの合計請求書が発行される場合にご活用いただけます。

• 「メニューバー＞請求書＞合計請求書作成」で請求先（必須）などを指定して検索し、まとめる請求書にチェックを入れて登録します。
  すでに合計請求書になっている請求書は表示されません。
• 合計請求書を発行する場合は、「合計請求書印刷」ボタンから合計請求書テンプレートを選択します。
• 「適格合計請求書」欄で「適格請求書」を選択すると、インボイス対応の適格請求書として登録できます。消費税は各請求書の課税金額の合計値に対して再計算されます。
• 合計請求書単体では取引内容を記載しないため、適格請求書等保存方式（インボイス制度）に則った様式ではありません。個別請求書を請求明細として利用するなど、要件を満たすよう運用をご検討ください。
• 代理人の月締め請求書に合わせて合計請求書を作成し、支払処理の際に合計請求書番号で検索するのがおすすめです。

関連マニュアル

• 合計請求書を登録する

請求書・仮明細をコピーする

案件に登録された請求書と仮明細を、同一案件または別案件にコピーできます。いずれも「仮明細」をコピーする機能のため、コピー後は続けて請求書を作成してください。

• 仮明細番号は新規番号が自動付与され、作成日・期限日は初期化されます。担当者はコピー操作を行ったユーザが設定されます。
• 請求先料金表が異なる場合や、現地請求分のように請求元がある仮明細はコピーできません。

関連マニュアル

• 請求書・仮明細をコピーする

請求書を編集する（仮明細を訂正する）

登録済みの請求書の作成元になっている仮明細を、条件を満たす場合に限って訂正できます。
請求書詳細で対象の仮明細行にある「訂正」をクリックし、「仮明細訂正」ダイアログで編集して保存すると、仮明細と請求書が一緒に更新されます。

区分	内容
操作できるユーザ	請求編集権限があるメインロールのユーザ（知財部ユーザ等）。代理人ユーザ・発明者ユーザなどは操作できません。
訂正できる主な項目	費目、送金情報、備考など通常編集可能な項目
訂正できない項目	仮明細番号、仮明細作成日、合算請求フラグ、削除状態、請求書との紐づけ、仮明細状態
訂正不可になる条件	請求書が削除済み／合計請求書の構成対象／有効な支払が存在する／対象仮明細が送金済み／請求書ロック日の対象／共有請求書／訂正対象の仮明細が存在しない

訂正できない場合は、ボタンが「訂正不可」と表示され、理由が表示されます。

関連マニュアル

• 請求書を編集する（仮明細を訂正する）

請求書を削除する

案件の「請求書」タブで対象の請求書を開き、「請求書書誌」テーブルの「編集」→「削除」をクリックします。請求書が削除され、仮明細状態に戻ります。

代理人ユーザは請求書を削除できません。削除が必要な場合は、知財部ユーザが操作してください。

関連マニュアル

• 請求書を削除する

請求データを確認・集計する

請求書メニューの検索ページ

「メニューバー＞請求書」から、請求データの種類ごとの検索ページを利用できます。検索結果はCSVダウンロードやエクスポートで出力できます。

メニュー	説明
請求書検索	請求書の検索ページです。
仮明細検索	仮明細の検索ページです。
請求費目検索	請求費目（請求書の明細）の検索ページです。「出願手数料」などひとつひとつの費目で検索できます。
合計請求書検索	合計請求書の検索ページです。
支払検索	支払データの検索ページです。
未支払リスト/代理人別	代理人別に未支払リストを表示します。
未請求完了アクション検索	アクションが完了しており（全ての処理日が登録されている）、請求書に紐づけられていないアクションが表示されます。請求漏れのチェックに役立ちます。

関連マニュアル

• 【メニュー】請求書
• 【CSVダウンロード】【エクスポート】データを出力する

経理集計メニューで集計する

「メニューバー＞責任者＞経理集計メニュー」の「請求書」内のメニューから、集計期間を指定して請求データを集計できます。

集計メニュー	説明
年次集計(請求/入金)	年度別に月毎の請求書数と入金・源泉税・振込手数料等を比較して、請求と入金の差引残高を一覧表示します。
年次集計(費目分類)	年度別に月毎の国内外区分・費目分類の金額を一覧表示します。
年次集計(送金実績表)	年度別に月毎の送金実績を「請求書受領日」で集計します。対象は、請求元Ｆがチェックされている請求費目パターンに基づく被請求データです。
請求書集計(代理人別・税区分)	代理人別・税区分ごとの金額を一覧表示します。
請求書集計(代理人別・費目分類)	代理人別・費目分類ごとの金額を一覧表示します。

関連マニュアル

• 【経理集計メニュー】請求データを集計する

支払を管理する

支払処理を行う

「メニューバー＞請求書＞支払処理」をクリックすると、請求書状態が「未送金」「一部送金」の請求書がリスト表示されます。
対象月や代理人などの条件で絞り込み、「支払処理実行」ボタンから支払日付や銀行口座などを設定して、処理する請求書にチェックを入れます（「全選択」も可能です）。

• 支払日には「今日」が入りますので、適宜修正します。備考は「備考欄一括入力」から一括反映、または個別に入力できます。
• 全額支払の場合は、そのまま「支払」または「選択対象を一括登録」ボタンをクリックします。
• 一部支払の場合は、支払額を入力すると「回収額が合計金額と一致しません」と表示されます。「差損益で調整」「振込手数料で調整」「相殺で調整」のいずれかをクリックすると、不足額が該当の欄に反映されます。
• リストが表示されない場合は、「固定表示を解除する」ボタンをクリックしてください。

関連マニュアル

• 支払処理を行う

支払データを確認する

支払済データ（一部入金を含む）は、「メニューバー＞請求書＞支払検索」から確認できます。特定の案件の支払データは、請求書の最下から確認できます。

関連マニュアル

• 支払データを確認する

支払処理済データを修正・削除する

「メニューバー＞請求書＞支払検索」で対象の支払データのID列のアイコン（ダイアログ表示ボタン）をクリックし、「編集」または「削除」を行います。修正可能な項目は、入金日・回収額・入金額・差損益・振込手数料・源泉税・相殺・備考です。

関連マニュアル

• 支払処理済データを修正・削除する

請求書をワークフローで回覧する

請求書ワークフローを開始する

請求書に紐づいたワークフローを開始できます。ワークフローマスタを作成する際に、「WF種別」を「請求書」に設定してください。

• 案件の「請求」タブから、対象となる請求書を指定してワークフローを開始します。
• 「メニューバー＞WF＞ワークフロー新規作成」から、案件と請求書を指定して開始することもできます。

関連マニュアル

• 請求書ワークフローを開始する
• ワークフローマスタを設定する