root ipクラウドのユーザ管理とは
root ipクラウドのユーザ管理機能は、システムを利用するユーザの追加・停止や、ユーザごとの権限・表示範囲を設定するための仕組みです。
組織の体制や役割に応じてアクセスできる情報を適切に制御することで、セキュリティを保ちながら円滑な運用を行うことができます。
ユーザ単位の設定だけでなく、出願人や案件を単位とした表示・アクセス制御も可能なため、情報の公開範囲を柔軟に管理できます。
ユーザには「知財部ユーザ」「代理人ユーザ」「発明者ユーザ」の3種類があり、ユーザ管理画面のタブで切り替えて管理します。代理人ユーザ・発明者ユーザは設定できる権限が限られており、「全権」の権限はありません。権限設定の全体像は次のとおりです。
| 機能 | できること | 用途例 | 設定場所 |
|---|---|---|---|
| ユーザ管理 | ユーザ別に閲覧・編集などの権限を設定します。付与された権限に応じてメニューやボタンの有無が変わります。 | Aさんには案件の編集はさせず、閲覧のみ許可する | メニューバー＞設定＞設定 |
| 表示出願人設定 | ユーザ別に表示対象となる出願人を設定します。表示されない案件はアクセスできず、検索結果にも表示されません。 | Aさんには▲▲株式会社の案件だけを表示させる | メニューバー＞設定＞設定 |
| （案件）権限設定 | 案件ごとに、アクセスできるユーザを設定します。 | ▲▲株式会社の案件のうち「PK190001」だけはAさんに表示させない | 案件の「権限」タブ |
| ユーザ単位マスタ編集許可設定 | マスタごとに、編集を許可するユーザを設定します。 | Aさんには通貨マスタの編集を禁止する | メニューバー＞設定＞設定 |
| 特別機能許可ユーザ設定 | 庁ファイル翻訳辞書を管理できるユーザを設定します。 | Aさんに辞書翻訳のワードの追加・編集を許可する | メニューバー＞設定＞設定 |
| 初期設定オプション | 発明者ユーザ・代理人ユーザに表示する範囲を設定します。 | 発明者には所属部署の案件と自身の発明案件を表示させる | メニューバー＞設定＞設定 |
これらの設定ができるのは全権ユーザとシステム管理者です。ただし、システム管理者は全権ユーザの権限を変更できません。
関連マニュアル
ユーザの追加・権限設定
ユーザを追加・停止する
新しくユーザを追加する方法や、利用を終了するユーザを停止する操作方法を案内します。
ご利用中の環境には『最大ユーザ数』が設定されており、その範囲内であればお手元でユーザを追加できます。最大ユーザ数を変更する場合は、root ip事務局（mail@rootip.co.jp）までご連絡ください。
ユーザの停止はお手元で行えます。root ipへの連絡は不要です。いずれも、利用開始日・最終利用日の前に事前設定できます。
関連マニュアル
ユーザ情報・ユーザ権限の設定
登録済みのユーザの基本情報の変更や、ユーザごとの権限設定を行う方法を案内します。
権限ごとに使えるメニューや操作は「メニューバー＞設定＞ユーザ管理＞ユーザ権限別機能一覧」で確認できます。ユーザごとの権限設定を想定していない場合は、全権ユーザに設定します。
担当者マスタが設定されていないと、ログイン時に「アカウント設定を確認してください」と表示されます。ユーザ追加時に必ず設定してください。
関連マニュアル
1クリック アカウント切り替え設定
同じユーザが複数のアカウントを1クリックで切り替えて利用できるようにする設定方法を案内します。
関連マニュアル
アカウントロックを解除する
ログインに一定回数失敗するとアカウントがロックされ、一定時間ログインできなくなります。時間の経過で自動的に解除されますが、急ぎの場合は全権ユーザまたはシステム管理者が「ユーザ設定＞ユーザ管理」から解除できます。
全権ユーザのアカウントがロックされた場合は、別の全権ユーザのみが解除できます。
関連マニュアル
担当者交代時の対応方法
担当者の退任・着任にともなうユーザの追加・停止の進め方や、案件・アクションの担当者情報の引き継ぎ方法、月額利用料の考え方など、担当者交代時に必要な対応をまとめて案内します。
編集履歴などを新旧担当者で分けて管理できるよう、既存ユーザを停止したうえで新規ユーザを追加する方法をおすすめします。最大ユーザ数が設定されているため、先に退任するユーザを停止し、最終利用日の翌日以降に新しいユーザを追加します。案件の担当者と未処理アクションの担当者は、データ一括変更でまとめて付け替えられます。
関連マニュアル
表示・アクセス範囲の設定
ユーザごとの出願人表示設定
ユーザごとに、閲覧を許可・禁止する出願人を設定する方法を案内します。
出願人単位で表示範囲を絞り込むことで、担当外の情報が見えないように制限できます。
関連マニュアル
案件ごとのアクセス権限設定
案件ごとに、アクセスを許可・禁止するユーザを設定する方法を案内します。
特定の案件のみ限られたユーザに公開したい場合などに活用できます。
案件の「権限」タブで、基本設定（制限なし／担当者のみ許可／全員不可）と、例外（アクセス許可ユーザ・アクセス禁止ユーザ）の両面から設定します。例外の設定は基本設定より優先されます。どの設定の場合も、全権ユーザはアクセス可能です。
関連マニュアル
代理人ユーザ・発明者ユーザの表示範囲設定
代理人ユーザ・発明者ユーザがアクセスできる案件やワークフローの範囲を設定する方法を案内します。
代理人ユーザは、自身が代理人として登録された案件のみアクセスでき、案件の表示範囲を広げることはできません。発明者ユーザは、表示対象案件が「全案件」以外の場合、案件に登録された「発明者」「発明部署」によってアクセスできる案件が決まります。いずれも、知財部ユーザがあらかじめ案件に代理人・発明者を登録しておく必要があります。ワークフローの表示範囲は「基本設定＞初期設定オプション」で設定します。
関連マニュアル
機能ごとの権限設定
マスタごとの編集権限設定
マスタごとに、編集できるユーザを指定する方法を案内します。
ユーザを指定したマスタは、そのユーザのみ編集できます。ユーザ指定のないマスタは、「マスタ編集権限」を持つ全ユーザが編集できます。
関連マニュアル
庁ファイル翻訳辞書の管理ユーザ設定
庁ファイルビューアの辞書翻訳で使う「庁ファイル翻訳辞書」を管理できるユーザを設定する方法を案内します。社内のルールに合わせた翻訳辞書を、許可したユーザだけが登録・編集できるようにします。辞書を登録する前に、管理ユーザの設定を済ませてください。
関連マニュアル
ワークフローの承認権限設定
ワークフローのステップごとに、対応できるユーザを限定する「WF承認権限」の設定方法を案内します。WF承認権限マスタを作成してユーザに割り当てると、ワークフローの宛先候補にはステップに設定した権限レベル以上のユーザが表示されます。
関連マニュアル