Information

本ガイドでは、CSVを利用したデータの一括登録から出力・一括処理までを1ページで通してご案内します。CSVを使ったインポート・一括処理をひととおり行えるようになりたい方向けのガイドです。

各機能の詳細は、リンクした個別マニュアルをご参照ください。

※掲載している画面は、機能のアップデートにより最新の表示・操作手順と異なる場合があります。最新の操作方法は本文の説明をご確認ください。

目次

root ip のCSVインポート機能

CSVインポートでできること

CSVインポートは、「メニューバー ＞ 設定 ＞ CSV操作」から行います。
root ipクラウド内のデータをCSV形式で出力し、Excelなどで編集したあとに再度取り込むことで、複数のデータをまとめて追加・更新できます。

  • データの追加
    新しいマスタや、案件内の各テーブルにデータを追加できます。
  • データの編集
    登録済みデータの項目をまとめて変更できます。社内整理番号の一括変更などに利用できます。
  • データの無効化
    「有効F」を変更することで、登録済みのマスタを使用しない状態にできます。

CSV操作の対象データは、タブ・テーブルごとに分かれています。
目的に応じて「案件データ」「案件/アクションマスタ」などのタブと、出願人・発明者・担当者などの対象テーブルを選択して操作します。

なお、通常のCSVインポートでは案件そのものを新規作成することはできません。案件をまとめて作成する場合は、本ページの「案件を一括で作成する」を参照してください。

インポート前に確認すること

CSVインポートを行う前に、次の点を確認してください。

  • 関連するマスタが登録されているか
    案件内のテーブルへ出願人・発明者・担当者などを登録する場合は、対応するマスタが事前に登録されている必要があります。未登録の場合は、先にマスタを作成してください。
  • 更新時に使用するキー項目を確認する
    既存データを更新する場合は、対象データを特定するための項目として、ID・コード・名前／名称などを使用します。
    名前や名称が重複する可能性がある場合は、一意に特定できるIDまたはコードの利用を推奨します。

CSVインポートの制限・注意事項

項目内容
1回のインポート行数一度に取り込めるデータは1,000行までです。1,000行を超える場合は、CSVファイルを分割して取り込んでください。
1,000行を超えるデータの出力「データを含む」で出力できるデータは1,000行までです。登録データをすべて出力する場合は、「全件CSV出力」を使用してください。
登録単位インポート結果の登録は100件単位で行います。100件を超える場合はページを切り替え、ページごとに登録してください。
空白列の扱い更新しない列を空白のまま残すと、登録済みの値が空白で上書きされる場合があります。更新しない列はCSVから削除するか、取込対象列から除外してください。
エラー行の扱い一部の行にエラーがある場合でも、正常に更新できる行を選択して取り込むことができます。

CSV 操作の基本

CSV操作ページとは

「メニューバー ＞ 設定 ＞ CSV操作」では、root ipクラウドに登録されている各種データのCSV出力・インポートを行えます。
CSV出力は、インポート用データの作成だけでなく、登録内容の確認や集計、バックアップなどにも利用できます。

基本の操作手順

CSVインポートは、基本的に「① CSVを出力する → ② Excelなどで編集する → ③ CSVを取り込む」の流れで行います。
CSV操作の詳しい手順は、次のマニュアルを参照してください。

「全件 CSV 出力」と「インポート用に出力」の違い

CSV操作では、目的に応じて2種類の出力方法を使用します。
出力される項目や件数が異なるため、用途に応じて使い分けてください。

ボタン用途・特徴
全件 CSV 出力対象テーブルに登録されているデータをすべて出力します。バックアップや、1,000件を超えるデータの確認などに利用できます。
なお、出力ファイルのA列「ID」は各行に付与された固有IDであり、案件IDではありません。案件IDは「案件書誌」から出力されるIDです。
インポート操作 ＞ インポート用に出力インポート用のCSVフォーマットを最大1,000行まで出力できます。データ形式を「名前／コード／ID」から指定でき、出力したCSVを編集してそのままインポートできます。「フォーマットのみ」は空のひな形、「データを含む」は現在登録されている値を含むファイルです。ひな形です。

ケース別マニュアル（CSVインポート）

CSV操作や一括処理を利用する代表的なケースごとに、詳しい操作方法を案内します。

番号列のあるテーブルへ複数データを追加する

担当者など、1つの案件に複数のデータを登録できるテーブルでは、「番号」列を使用して追加するデータを指定します。
担当者を追加する場合を例に、CSVインポートの操作方法を案内しています。

社内整理番号を一括変更する

複数案件の社内整理番号をまとめて変更する場合は、CSVインポートを利用できます。
既存案件のデータを出力し、社内整理番号を編集して再度取り込むことで、一括変更できます。

ケース別マニュアル（CSVインポート以外）

検索結果のデータを出力する

案件検索などの検索結果から、必要なデータをCSV形式で出力できます。
検索結果の一覧データを出力する方法や、代表図を含めてエクスポートする方法については、次のマニュアルを参照してください。

案件を一括で作成する

通常のCSVインポートでは、案件そのものを新規作成することはできません。
複数の案件をまとめて作成する場合は、登録元のデータや利用目的に応じて、次の機能・ガイドを利用してください。

一括処理機能の活用

まとめて変更したい内容によっては、CSVファイルを作成せず、root ipクラウドの画面上から一括処理できる場合があります。
CSVインポートと一括処理機能は、処理するデータや目的に応じて使い分けてください。

アクションを一括処理する

登録済みのアクションは、「メニューバー ＞ 案件 ＞ アクション検索」の「アクション一括変更」からまとめて処理できます。
複数のアクションに対して、共通する項目の変更や期限処理日の入力などをまとめて行う場合に利用します。

一括処理は実行後に取り消すことができません。実行前に対象データと変更内容を十分に確認してください。
また、一括処理では案件そのものの変更や、アクションの新規追加・削除はできません。必要に応じてCSV操作を利用してください。
1回に処理できる件数は500件までです。500件を超える検索結果では、全選択で一度に選択できる件数が約100件までとなる場合があります。

担当者を一括変更する

担当者の変更などにより、複数案件の担当者情報をまとめて変更する場合は、「データ一括変更」を利用できます。
担当者の異動・退職などに伴い、既存データの担当者をまとめて変更する場合に利用してください。

請求書CSVインポート

「メニューバー ＞ 設定 ＞ 請求書CSVインポート」では、root ipクラウド所定の形式で作成したCSVファイルを取り込み、仮明細や請求書をまとめて新規作成できます。
「仮明細」タブと「請求書」タブに分かれており、仮明細を作成したあとに請求書を作成する流れで操作します。請求書を作成するには、事前に仮明細が作成されている必要があります。

API連携によるデータ更新

API連携を利用すると、外部システムからroot ipクラウドのデータを取得・更新できます。
CSVファイルを介さず、外部システムとの連携によって継続的にデータを登録・更新する場合は、API連携を利用します。