特許庁HTML添付とは

「特許庁HTML」とは日本の特許庁が提供するインターネット出願ソフトからHTML形式で出力したファイルです。庁ファイルと表記している場合もあります。
特許庁HTML添付によりシステム上にデータを取り込むことで、案件データを更新したり特許庁HTMLファイルビューア、全文検索を使うことができます。

ファイルの出力とroot ipへのアップロードを省力化するためのツールとして「特許庁連携アプリ」をご提供しています。
詳細は「【特許庁連携アプリ】」をご参照ください。

【HTML・XML添付】設定・操作マニュアル_202502ダウンロード

ファイルアップロード時の注意点・エラーについて

  • 複数PCでインターネット出願ソフトをお使いの場合の注意点
    インターネット出願ソフトの仕様により、受領書は、同一時刻（秒単位）に処理したファイルは同一ファイル名となります。
    ファイル名が重複した場合は「受領書20XX年0X月XX日XX時XX分XX秒-2.HTM」のように、
    本来のファイル名の拡張子の前に「-2」などの区別用文字を追加    してください。
    それぞれ別ファイルとして登録することができます。
  • 画像ファイル添付時の注意点
    画像ファイル、PDFファイルは、元となるHTMLファイルと一緒に添付してください。
    2021年8月リリースの書類種別・書類日付の自動識別機能により庁ファイル添付の仕様が変更となり、
    HTMLファイル以外に添付できるファイルは「HTML
    にリンクがあるファイルだけ」となりました。それに伴い、従来できていた画像ファイル、PDFファイル「のみ」の添付ができなくなりました。
    先にHTMLファイルだけが添付されている場合、再度HTMLファイルと画像ファイルを庁ファイル添付していただくと画像の取り込みも可能です。
  • アップロード時にファイルがエラーになる場合
    庁ファイル添付時に添付する庁ファイルが共有フォルダ等で深い階層にある場合、アップロード時にファイル名が壊れることがあります(OSやブラウザ仕様)。
    エラーになった場合は、デスクトップなど浅い場所にコピーしてから添付することで対応できることを確認しております。

データベース取り込み（ファイル登録実行）時の注意点・エラーについて

  • 「登録実行」ボタンを押下し、データベース取り込みをした後、「案件未定庁ファイルがあります」の表示が出た場合は、特許庁HTMLファイルが案件に紐づけできていませんので、手動で紐づけを行う「案件未定庁ファイル」の処理を行います。
  • 「特許願」→「審査請求書」→「拒絶理由通知」→「意見書」「補正書」など、時系列に沿って特許庁HTML添付の取り込みを行うと、アクション自動作成→処理日入力が繰り返され、手入力をせずに案件やアクションの情報を更新することができます。
    一度に1000ファイルのアップロードが可能ですが、時系列順に取り込む（ファイル登録実行）ことにご注意ください
  • 各期限設定で計算される期限日は、特許庁の閉庁日にあたる土日祝日の場合でも再計算せず、その期限日をそのまま設定する仕様となっております。
    OAアクションにおいては、従前は、期限日が休日にあたる場合は次の平日を期限日として設定しておりましたが、2018年に当時の情勢を鑑み（今後元号改正や東京オリンピックなど）予定されている休日の日程に変更が発生し予期しない期限徒過となることを防止するため、ご契約者様にアナウンスの上、設定を現在の通り変更いたしました。
    また、OAの延長の際、（土日祝日を考慮にいれない）元の法定期限日を基準に延長期限が計算されることも理由の一つです。
    土日祝日を含めた期限については、追加期限またはmodifyオプション（期限日に日数を加算・減算する差込オプション）をご利用ください。
  • 「拒絶理由通知書」等の応答期限については、HTMLファイルの本文からデータを取得し日付計算を行っています。
    稀に、60日以外の期限を審査官が設定するケースがありますが、そのよう場合でも正しい期限を取込める仕様になっています。

代理人事務所へのデータ納品依頼メール　作成例

HTMLデータの再送依頼

HTMLデータの添付がうまくいかない原因で最も多いのが、”インターネット出願ソフトから「旧送信ファイル名で出力」されていないＨＴＭＬデータを添付しようとしている”でございます。
代理人からＨＴＭＬデータを納品して頂いている場合は、再納品の依頼をお願いします。

代理人への納品依頼メールのサンプルです。コピーしてご利用ください：

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HTMLデータを納品いただきありがとうございます。
１点お願いがありご連絡をさせていただきました。

弊社で利用している知財管理システムrootipでは、インターネット出願ソフトから「旧送信ファイル名で出力」されたHTMLデータが取込可能なデータとなっております。
ファイル名が編集されていたり、出願支援ソフトから出力されていたりするとデータを取り込むことができません。
つきましては、以下手順をご確認いただき、再度HTMLデータの納品をお願いできますでしょうか。

①インターネット出願ソフト＞環境設定で「旧送信ファイル名で出力する」と出力方法を選択してから、各種書類をHTML変換してください。

②出力後のファイル名は変更せず、そのまま納品してください。
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デジタル発送書類の納品依頼

2024年4月1日よりインターネット出願ソフトで取得が可能となった特許（登録）証や年金領収証のrootipへの取込も可能となりました。
デジタル化発送書類の取込方法

代理人への納品依頼メールのサンプルです。コピーしてご利用ください：
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件名：デジタル発送書類の納品方法について

弊社が利用している知財管理システムrootipでは、特許（登録）証や年金領収証を含む発送書類の取込に対応いたしました。
つきましては、以下の特許庁リンクに記載の対象書類をインターネット出願ソフト経由で受領した際には、HTMLデータに加え、XMLデータの納品もお願いいたします。
特許庁リンク

その他書類の納品方法に変更はございません。

  • 提出書類・受領書（特殊申請含む）：HTML
  • 通常の発送書類（拒絶理由通知等）：HTML
  • デジタル発送書類（2024/4/1開始の特許証等）：XMLおよびHTML

お手数をお掛け致しますが、ご対応の程よろしくお願いいたします。
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HTMLデータ添付Q&A資料(うまくいかない事例まとめ）

HTMLデータ添付_QAダウンロード

よくあるお問い合わせ

  • 手続補正書を特許庁HTML添付（庁ファイル添付）しましたが、補正の内容が取り込まれません。

    手続補正書は書類ごと補正の内容が異なるため、書類を取り込んでもデータを更新しない仕様となっております。
    お手数ではございますが、必要に応じて、手入力で案件データを修正いただきますようお願いいたします。

  • 庁ファイル添付で、出願人・発明者が取込みされませんでした。手入力となりますか。

    庁ファイル添付では、出願人・発明者の情報を意図せず上書きすることを防ぐため、手入力としております。

    庁ファイル添付により取り込める項目は「メニューバー＞庁ファイル＞庁ファイル取込項目」をご覧ください。

    【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する
    関連ページ

  • 庁ファイル添付をしましたが、期限が消し込まれません。（処理日が取り込まれません）

    チェックリストをご確認ください。

    • 案件に出願整理番号・出願番号・登録番号は登録されていますか？
      出願整理番号・出願番号・登録番号がキーとなり、提出書類と案件が紐づく仕様です。
    • 意見書・手続補正書などの提出書類に発送番号は記載されていますか？
      発送番号がキーとなり、提出書類とOAアクションが紐づく仕様です。
    • アクションが登録された後に庁ファイルを添付していますか？
      庁ファイル添付後にアクションが作成された場合は期限は消しこまれません。

    案件に紐づかなかった庁ファイルは案件未定庁ファイルとなっている場合があります。詳細は「案件未定庁ファイル」をご覧ください。

    【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する
    関連ページ
    【案件未定庁ファイル】庁ファイルを手動で案件に紐づける
    関連ページ

  • 特許庁HTML添付（庁ファイル添付）のデータベース取り込み欄にずっとファイルが残っているのですが、どういうことですか？

    登録エラーとなっていると思われます。
    ファイルを削除するとファイルの表示はなくなります。
    削除方法の詳細は「特許庁HTMLファイル（庁ファイル）を削除する」をご参照ください。

    【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する
    関連ページ
    特許庁HTMLファイル（庁ファイル）を削除する
    関連ページ

  • 特許庁HTML添付（庁ファイル添付）を行いましたが、案件に紐づきません。

    案件に登録されている「社内整理番号」「出願整理番号」「顧客整理番号」「出願番号」「登録番号」「審判番号」と、庁ファイル内の情報に相違がある場合、紐づけることができません。

    例．願書の場合
    願書は、願書の【整理番号】と
    ・「データ＞基本書誌」タブ「案件書誌」テーブルの「出願整理番号」（例：商願平5–12345 と 商願平05–012345 など、桁数に合わせたゼロもご注意ください）
    ・「データ＞基本書誌」タブ「出願手続」テーブルの「顧客整理番号」
    ・「データ＞基本書誌」タブ「出願手続」テーブルの「当所整理番号」
    を見て紐づけています。

    願書の【整理番号】と上記いずれかが一致した場合に庁ファイルが案件に紐づきます。
    ・一致する案件が複数ある場合は、「案件未定庁ファイル」となります。（同一の「出願整理番号」が２つの案件に登録されている）
    ・いずれにも一致しない場合は、「案件未定庁ファイル」となります。

    「案件未定庁ファイル」になった場合は、「メニューバー＞庁書類＞案件未定庁ファイル」から手動での紐づけを行います。
    詳細は「【案件未定庁ファイル】庁ファイルを手動で案件に紐づける」をご参照ください。

  • 特許庁HTML添付（庁ファイル添付）ができません。

    チェックリストをご確認ください。

    1. 庁ファイルを案件の「庁ファイル」タブから手動添付していませんか？
      庁ファイル添付は「メニューバー＞庁書類＞特許庁HTML添付」（旧「メニューバー＞庁ファイル＞庁ファイル添付」）から行ってください。
    2. 特許庁HTML添付（庁ファイル添付）対応のHTMLファイルですか？以下のHTMLファイルは庁ファイル添付には対応しておりません。
      ・インターネット出願ソフト以外のシステムを介して変換されたHTMLファイル
      ・インターネット出願ソフトの「請求」タブから出力したHTMLファイル
      ・発送目録のHTMLファイル
    3. インターネット出願ソフトのHTML出力設定は「旧送信ファイル名で出力」したものですか？
      インターネット出願ソフトの出力設定を確認し、正しく出力してください。
    HTMLファイル出力設定マニュアルroot-ipクラウドダウンロード
    1. インターネット出願ソフトから出力したかわからない、という場合は該当ファイルをメモ帳で開き
      庁ファイル添付できるファイルと異なる表示になっていないか確認してください。

      ○インターネット出願ソフトから出力されたHTMLファイル


      ×インターネット出願ソフト以外から出力されたHTMLファイル


    2. HTMLファイルのファイル名は変更していませんか？
      ファイル名を変更すると正しくデータが取得できません。ファイル名を変更せずに庁ファイル添付を行ってください。
    3. マスタエラーが表示されましたか？
      取り込んだ書類がシステムの「庁発送/提出書類マスタ」にない場合、マスタエラーが発生します。取り込みたい書類のマスタが無い場合は、root ipまでご連絡ください。
    【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する
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  • 拒絶査定が出されている案件で、拒絶査定不服審判請求を行い、庁ファイル添付をしましたが拒絶査定の処理日に反映されませんでした。 手動で期限の消込を行わないといけないのでしょうか？

    root ipクラウドでは、審判請求後に分割出願する可能性も考慮し、審判請求日では拒絶査定の期限消込をしない仕様としております。
    お手数ではございますが、手動での消し込みをお願いします。

    なお、OAアクションは、意見書・補正書に拒絶理由通知の発送番号を記載することで、当該拒絶理由通知のOAアクションの法定期限処理日が登録される仕様です。
    審判請求のように発送番号を記載しないケースは、OAアクションの法定期限処理日は登録されません。

    【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する
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    アクションに処理日を入力する
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