root ipクラウドのファイル管理とは
root ipクラウドのファイル管理機能は、案件やアクション、ファミリ、庁書類など、案件に関連するさまざまな電子ファイルをシステム上で一元管理するための仕組みです。
登録したファイルは案件の「ファイル」タブに自動的に一覧表示され、対応関係を保ったまま参照できます。
Word、Excel、パワーポイントなどの文書ファイルのほか、写真や動画、CADデータなども登録できるため、案件ごとに必要な資料をひとつの場所にまとめて管理できます。
ファイル機能の基本仕様
- word、excel、パワーポイントの他、写真や動画、キャドデータ等も登録可能です。
- アップロードできる最大ファイルサイズは合計100MB、一度に選択できるファイル数は最大1000個です。
- フォルダ単位の場合、OSにより自動生成されるファイルは ‘Thumbs.db’, ‘.DS_Store’ 除外されます。
- フォルダ・ファイルは名前順に並びます。
フォルダ・ファイルの先頭に日付や番号をつけると意図した並び順にできます。 - 登録したファイルの一括ダウンロードはできません。
有償でのご依頼は承りますので、ご希望の場合はroot ip事務局へご相談ください。 - 登録したフォルダ・ファイルの名前の変更、ファイルの移動、並び替えはできません。
ファイル保存容量
ファイル保存容量は、システム内に登録するすべてのファイルを合計して1TBまで追加料金なしで利用できます。
1TBを超える容量が必要な場合は、root ip事務局へご相談ください。
- 追加容量：1TB単位
- 追加料金：月額10,000円（税抜）／1TB
※ユーザ数が100名以上の場合は、追加で1TB分の保存容量を無償で付与します。
案件関連ファイルの登録先と使い分け
案件に関連する電子ファイルは、用途に応じて主に次の4つの登録先で管理できます。
登録先ごとに、ファイルをどの単位で管理・参照したいかが異なります。運用に応じて、登録ルールを決めてご利用ください。
① 包袋ファイル
案件に関連するファイル全般を登録する領域です。
用途は特に限定されていないため、特定のアクションに紐づける必要がない資料や、案件単位でまとめて管理したいファイルの登録に適しています。
② アクション包袋ファイル
特定のアクションに紐づけてファイルを登録する領域です。
例えば、次のようなファイルを対象のアクションとあわせて管理する場合に適しています。
- 外国特許庁から受領したOA通知書
- 外国代理人からのOA応答完了報告
- アクションに関連する代理人からのメールや資料
なお、「包袋ファイル」と「アクション包袋ファイル」は、必ずしも使い分ける必要はありません。
運用をシンプルにするため、アクションに関連するファイルも「包袋ファイル」に集約し、任意のフォルダを作成して管理することもできます。
③ ファミリ包袋ファイル
ファミリに属する案件で共通して参照するファイルを登録する領域です。
複数のファミリ案件で共通して使用する資料を、案件ごとに重複して登録せずに管理したい場合に適しています。
登録したファイルは、ファミリ案件の「ファミリ」タブから参照できます。
④ 庁書類
庁書類として管理するファイルの登録領域です。
庁書類には、特許庁HTML/XMLファイル添付により自動的に登録されるファイルと、手動で登録するファイルがあります。
特許庁HTML/XML添付
日本特許庁の「インターネット出願ソフト」から出力したHTML/XMLファイルを取り込むと、案件の庁書類として自動的に登録されます。
特許庁HTML/XMLファイル添付を利用して取り込んだ書類については、案件ごとに手動で登録する必要はありません。
手動添付ファイル
特許庁HTML/XMLファイル添付の対象外となる庁書類を、手動で登録します。
例えば、外国特許庁の書類や、インターネット出願ソフトからHTML/XMLファイルとして出力できない書類（PCT出願の願書部分など）を登録できます。
外国庁書類の登録先について
外国特許庁の書類は、登録先が一つに固定されているわけではありません。
用途に応じて、次のいずれかへ登録できます。
- 包袋ファイル
- アクション包袋ファイル
- 庁書類の手動添付ファイル
案件単位で確認したい場合は「包袋ファイル」、特定のアクションとあわせて確認したい場合は「アクション包袋ファイル」、庁書類としてまとめて管理したい場合は「手動添付ファイル」というように、後からどの単位で参照したいかに応じて登録先を決めることをおすすめします。
ファイルが登録できる箇所
root ipクラウドでは、案件内だけでなく、一部のマスタやテンプレートにもファイルを登録できます。
ファイル登録ができるマスタ
| 分類 | 表示箇所 | 備考 | フォルダ構成 | 複数ファイル |
|---|---|---|---|---|
| マスタ | 出願人マスタ | 出願人に関連する電子ファイルを登録します。 マスタ作成後に登録可能になります。 | 〇 | 〇 |
| マスタ | 代理人マスタ | 代理人に関連する電子ファイルを登録します。 マスタ作成後に登録可能になります。 | 〇 | 〇 |
| テンプレートマスタ | レターテンプレート | レターテンプレートファイルを登録します。（ファイル登録が必須です） | ||
| テンプレートマスタ | メールテンプレート | メールに添付する電子ファイルを登録します。 登録したファイルがそのままメールに登録されますので、差込項目を記載したテンプレートファイルではありません。 | 〇 | |
| テンプレートマスタ | 請求書テンプレート | 請求書テンプレートファイルを登録します。（ファイル登録が必須です） | ||
| テンプレートマスタ | 合計請求書テンプレート | 合計請求書テンプレートファイルを登録します。（ファイル登録が必須です） |
案件内でファイル登録ができる箇所
| 分類 | 表示箇所 | 備考 | フォルダ構成 | 複数ファイル |
|---|---|---|---|---|
| ファイル | 包袋ファイル | 案件に関連する電子ファイルを登録します。 任意のフォルダを作成できます。 | 〇 | 〇 |
| ファイル | アクション包袋 | アクションに関連する電子ファイルを登録します。 アクション名が自動的にフォルダ名になります。 アクション包袋を使用せず、包袋ファイルで任意のフォルダを作成する運用も可能です。 | 〇 | 〇 |
| ファミリ | ファミリ包袋 | ファミリに共通する電子ファイルを登録します。 ファミリ案件の「ファミリ」タブに自動的に表示され、参照が可能になります。 | 〇 | 〇 |
| 庁書類 | 特許庁HTML | 日本特許庁の「インターネット出願ソフト」のプルーフデータが特許庁HTML添付により自動的に案件に登録されます。 登録されたデータは「メニューバー＞庁書類＞特許庁HTML/XML添付」→「添付済ファイル」に書類種別×日付ごとに格納されます。 | 自動登録 | 自動登録 |
| 庁書類 | 手動添付ファイル | 外国特許庁の書類など特許庁HTML以外の庁書類を登録します。 庁書類-手動添付ファイル欄を使用せず、包袋ファイルで任意のフォルダを作成する運用も可能です。 | 〇 | 〇 |
| ワークフロー | 各ワークフローステップ | ワークフローの対応ステップに電子ファイルを登録します。 ワークフローに添付されたファイルは案件の「ファイル」タブに自動的に表示され、参照が可能になります。 | 〇 | |
| 案件連絡 | 各案件連絡 | 案件連絡に電子ファイルを登録します。 案件連絡に添付されたファイルは案件の「ファイル」タブに自動的に表示され、参照が可能になります。 | 〇 | |
| 請求書 | 請求データ | 請求書に関連する電子ファイルを登録します。 請求種別が見積書、納品書の場合も登録できます。 | ||
| 経費 | 経費データ | 経費に関連する電子ファイルを登録します。 | ||
| 収入 | 収入データ | 収入に関連する電子ファイルを登録します。 |