宛先グループの概要
宛先グループには、案件連絡でよく使う送信先ユーザをまとめて登録しておけます。
案件連絡を作成するときに宛先グループを選ぶと、登録したユーザが「送信先」に一括で追加されます。
宛先グループには、自分だけが使う「個人用」と、組織内で共通して使う「組織用」の2種類があります。
ユーザ種別ごとにできる操作
代理人ユーザと発明者ユーザは、組織用の宛先グループを使えません。他のユーザの個人用も編集できません。
| ユーザ | 自分の個人用 | 他のユーザの個人用 | 組織用 |
|---|---|---|---|
| 「全権ユーザ」または「システム管理者」 | 作成・編集・削除・選択 | 編集・削除 | 作成・編集・削除・選択 |
| 上記以外の知財部ユーザ | 作成・編集・削除・選択 | 操作できません | 選択・閲覧・コピー |
| 代理人ユーザ・発明者ユーザ 作成・編集・削除・選択 | 作成・編集・削除・選択 | 操作できません | 使えません |
宛先グループに登録する内容
宛先グループには、メンバーを1人以上登録してください。同じユーザを1つの宛先グループに2回登録することはできません。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 名前／名称 | 宛先グループの名前です。必須で、128文字まで入力できます。 |
| 個人用Ｆ | オンにすると個人用、オフにすると組織用になります。 |
| 番号 | 「宛先グループから追加」での並び順です。個人用と組織用それぞれの中で、番号の小さい順に並びます。 |
| 宛先グループメンバーの「宛先ユーザ」 | 送信先に追加するユーザです。 |
| 宛先グループメンバーの「案件連絡宛先種別」 | そのユーザを「TO」と「CC」のどちらで送信先に追加するかを選びます。初期値は「TO」です。 |
宛先グループの設定画面を開く
宛先グループは、案件連絡の作成画面または編集画面にある「送信先」欄から設定します。
上部メニューから開く
- 上部メニューの「連絡」から「案件連絡作成」を選択します。
- 「送信先」欄にある「宛先グループから追加」の横の「編集」をクリックします。
「宛先グループの編集」ダイアログが開きます。
案件の画面から開く
- 案件の画面で「連絡」タブを選択します。
- 「案件連絡追加」をクリックします。
- 「送信先」欄にある「宛先グループから追加」の横の「編集」をクリックします。
「宛先グループの編集」ダイアログが開きます。
すでに保存した案件連絡を閲覧している間は、「編集」をクリックできません。案件連絡を編集モードにしてから操作してください。
操作手順
宛先グループを追加する
- 「宛先グループの編集」ダイアログで「宛先グループを追加」をクリックします。
- 「宛先グループの追加」ダイアログで「名前／名称」と「番号」を入力します。
- 組織用として作成する場合は、「個人用Ｆ」をオフにします。この項目は、システム管理権限を持つ事務所版ユーザ・知財部ユーザにだけ表示されます。
- 「宛先グループメンバー」で「宛先ユーザ」と「案件連絡宛先種別」を選択します。
- 2人目以降のメンバーを登録するときは、行の左側の「＋」をクリックして行を追加します。メンバーの行を削除するときは「✕」をクリックします。
- 「登録」をクリックします。
登録すると「宛先グループの追加」ダイアログが閉じ、一覧に宛先グループが追加されます。
メンバーが登録されていない場合は「メンバーを1人以上追加してください。」と表示されます。この場合は登録できません。
既存の宛先グループをコピーして追加する
- 「宛先グループの編集」ダイアログで、コピー元の行の「コピー」をクリックします。
- 「宛先グループのコピー」ダイアログで、内容を変更します。
- 「登録」をクリックします。
コピーすると、「名前／名称」に「（コピー元の名前） のコピー」が入力されます。「番号」とメンバーには、コピー元と同じ内容が入力されます。作成者はコピーしたユーザになります。
「区分」の扱いは、コピーするユーザによって次のように異なります。 コピーするユーザ コピー後の区分 システム管理権限を持つ事務所版ユーザ・知財部ユーザ コピー元と同じ区分 上記以外のユーザ 常に個人用 組織用の宛先グループを編集できないユーザも、コピーして自分の個人用として使えます。
宛先グループを編集する
- 「宛先グループの編集」ダイアログで、対象の行の「編集」をクリックします。
- 「宛先グループの編集」ダイアログで内容を変更します。
- 「更新」をクリックし、確認メッセージ「編集内容を登録してもよろしいですか？」で承認します。
更新するとダイアログが閉じ、一覧に変更が反映されます。
宛先グループを閲覧する
組織用の宛先グループを編集できないユーザの一覧には、組織用の行に「編集」の代わりに「閲覧」が表示されます。「閲覧」をクリックすると「宛先グループの閲覧」ダイアログが開き、登録内容を確認できます。
宛先グループを削除する
- 「宛先グループの編集」ダイアログで、対象の行の「編集」をクリックします。
- 「削除」をクリックし、確認メッセージ「本当に削除しますか？」で承認します。
削除するとダイアログが閉じ、一覧から宛先グループが削除されます。宛先グループに登録したメンバーも一緒に削除されます。
宛先グループから送信先を追加する
- 案件連絡の作成画面または編集画面で、「送信先」欄の「宛先グループから追加」をクリックします。
- 表示された一覧から宛先グループを選択します。
- 選択した宛先グループのメンバーが、「送信先」に追加されます。
- 各ユーザは、宛先グループで設定した「TO」または「CC」で追加されます。
- 追加後は「宛先グループから追加」が空の状態に戻るため、続けて別の宛先グループを選べます。
ケース別の挙動
送信先にすでにいるユーザが宛先グループに含まれている場合
すでに「送信先」にいるユーザは、もう一度追加されません。そのユーザの「TO」「CC」は変わらず、宛先グループの設定は反映されません。
案件連絡を作成するユーザ本人が宛先グループに含まれている場合
案件連絡を作成するユーザ本人は、送信先に追加されません。本人は、追加できなかった人数にも含まれません。
宛先グループに追加できないユーザが含まれている場合
無効になったユーザなど、送信先に追加できないユーザは追加されません。この場合、「（人数）人は宛先に追加できませんでした（無効なユーザなど）。」と表示されます。他のメンバーは送信先に追加されます。
メンバーがあとから表示できなくなった場合
宛先グループに登録したあと、組織の設定の変更などで表示できなくなったユーザは、編集画面で「表示できないユーザ」と表示されます。このユーザを登録したまま宛先グループを更新できます。ただし、このユーザは送信先には追加されません。
企業・事務所連携の相手組織のユーザを登録しようとした場合
企業・事務所連携の相手組織のユーザは、宛先グループに登録できません。
登録しようとすると、「連携相手ユーザはグループに追加できません」または「宛先に指定できないユーザが含まれています」と表示されます。
代理人ユーザが作成した宛先グループに、システム管理者がメンバーを追加する場合
「全権ユーザ」または「システム管理者」が、代理人ユーザの個人用宛先グループを編集する場合です。
この場合、メンバーとして追加できるのは、作成者の代理人ユーザが選択できるユーザだけです。
それ以外のユーザを追加しようとすると、「グループの作成者が選択できないユーザが含まれています」と表示されます。
代理人ユーザ・発明者ユーザが作成した宛先グループを組織用にしたい場合
代理人ユーザ・発明者ユーザが作成した個人用宛先グループは、組織用に切り替えられません。
「全権ユーザ」または「システム管理者」が編集しても、「個人用Ｆ」は表示されません。
同じメンバーの組織用宛先グループが必要な場合は、「全権ユーザ」または「システム管理者」がこの宛先グループを「コピー」し、「個人用Ｆ」をオフにして登録してください。
注意事項
宛先グループを変更しても作成済みの案件連絡は変わりません
宛先グループを選ぶと、その時点のメンバーが1人ずつ「送信先」に追加されます。
そのため、あとから宛先グループのメンバーを変更したり、宛先グループを削除したりしても、作成済みの案件連絡の送信先は変わりません。作成済みの案件連絡の送信先を変更する場合は、その案件連絡を直接編集してください。
「番号」の並び順は区分ごとに決まります
「宛先グループから追加」の一覧では、常に個人用が先、組織用が後に表示されます。「番号」による並び替えは、それぞれの区分の中だけに反映されます。