【拡張項目】テーブルごとに入力項目を拡張する

拡張項目とは

拡張項目は、標準の項目にない組織独自の情報を管理するための入力項目です。
案件書誌、出願書誌、アクション、請求書、経費、収入などのテーブルごとに、使う項目を有効にして表示名を付けられます。
有効にした拡張項目は、設定した表示名で案件画面などの入力欄に表示されます。検索やエクスポートでも、通常の項目と同じように使えます。

拡張項目の種類

各テーブルには、次の5種類の拡張項目が30個ずつ用意されています。
各項目には「拡張日付１」「拡張番号３」のように、種類と番号を組み合わせた項目名が付いています。表示名を設定しない場合は、この項目名が画面に表示されます。

種類	入力内容
拡張選択肢	あらかじめ登録した選択肢から選んで入力します
拡張日付	日付を入力します
拡張番号	番号などの短い文字列を入力します
拡張数値	数値を入力します
拡張備考	長い文章を入力します

拡張項目を設定できるテーブル

拡張項目を設定するテーブルは、「拡張項目設定」画面で種別を選んでから指定します。
設定はテーブルごとに独立しています。たとえば「案件書誌」で有効にした拡張日付１と、「出願書誌」の拡張日付１は別の項目です。

種別	設定できるテーブルの例
案件	案件書誌、出願書誌、出願人、発明者など、案件に関するテーブル
アクション	アクション
請求書	請求書書誌、仮明細、合計請求書書誌
経費	経費書誌
収入	収入書誌

拡張項目に関するユーザ権限

拡張項目を設定できるユーザ

拡張項目の設定は、事務所版ユーザと知財部ユーザのうち、「全権ユーザ」または「システム管理者」の権限を持つユーザが行えます。
設定は組織全体に適用されます。設定したテーブル・項目は、組織内のすべてのユーザの画面に反映されます。

拡張項目を閲覧・入力できるユーザ

ユーザ	拡張項目の閲覧・入力
事務所版ユーザ、知財部ユーザ	閲覧・入力できます
発明者ユーザ	閲覧できる案件の範囲で、拡張項目も閲覧できます
代理人ユーザ	閲覧できません

操作前に確認すること

拡張選択肢を使う場合は、先に選択肢を登録する

拡張選択肢の項目を有効にするには、その項目で使う選択肢の種別を指定する必要があります。
拡張選択肢を使う場合は、次の順に選択肢を登録してから、拡張項目を設定してください。

「拡張選択肢種別」に、「技術分野」「重要度」などの選択肢のまとまり（種別）を登録します。登録には「コード」と「名前／名称」の入力が必要です。
「拡張選択肢」に、種別ごとの選択肢を登録します。
たとえば種別「重要度」には「高」「中」「低」を登録します。登録には「拡張選択肢種別」「コード」「名前／名称」の入力が必要です。
それぞれの登録画面は、「拡張項目関連設定」画面から開けます（「拡張項目関連設定画面を開く」を参照）。
拡張日付、拡張番号、拡張数値、拡張備考だけを使う場合は、この準備は不要です。

操作手順

拡張項目関連設定画面を開く

メニューの「設定」から「設定」を選択します。
「設定」画面で「基本設定」を開き、「拡張項目関連設定」を選択します。

拡張項目を設定するテーブルを選ぶ

「拡張項目関連設定」画面の「1. 拡張項目設定」で、「拡張項目設定」をクリックします。
「拡張項目設定」画面の「種別」で、「案件」「アクション」「請求書」「経費」「収入」のいずれかを選択します。
「テーブル」で、拡張項目を設定するテーブルを選択します。
画面を開いた直後は、「種別」に「案件」、「テーブル」に「案件書誌」が選択されています。
テーブルを選択すると、そのテーブルの設定内容が表示されます。表示内容の上部には、選択したテーブルの名前が表示されます（例：「案件書誌拡張項目」）。
テーブルを選んで画面を表示しただけでは、設定は保存されません。

テーブルの拡張項目を有効にする

拡張項目を使うには、まずテーブル自体を有効にします。

「拡張項目テーブル設定」の見出しの右にある「編集」をクリックします。
「有効Ｆ」にチェックを入れます。
「有効Ｆ」にチェックを入れると、その下に「拡張選択肢」「拡張日付」「拡張番号」「拡張数値」「拡張備考」の5つの表が表示されます。続けて、各項目を設定します。
テーブルの「有効Ｆ」のチェックが外れている間は、各項目の表は表示されません。

各項目を有効にして表示名を付ける

テーブルを有効にした状態で、使う項目を設定します。

使う種類の表で、項目の「有効Ｆ」にチェックを入れます。
「表示名」に、画面に表示する名前を入力します（例：「社内期限」）。表示名は64文字まで入力できます。
拡張選択肢の項目では、「拡張選択肢種別」で、入力時に表示する選択肢の種別を選択します。
設定し終えたら、「拡張項目テーブル設定」の見出しの右にある「設定」をクリックします。
各種類の表には、最初は1つ目の項目（例：「拡張日付１」）だけが表示されます。最後の項目の「有効Ｆ」にチェックを入れると、次の番号の項目が表示されます。
「有効Ｆ」のチェックが外れている項目は、「表示名」と「拡張選択肢種別」を入力できません。
拡張選択肢の項目の「有効Ｆ」にチェックを入れた場合は、「拡張選択肢種別」を必ず選択してください。選択するまで「設定」はクリックできません。
「表示名」を空欄にした場合は、「拡張日付１」のような項目名が画面に表示されます。
「設定」は、設定内容を変更したときだけ表示されます。「キャンセル」をクリックすると、変更した内容は破棄され、編集前の状態に戻ります。

設定後の画面への反映

「設定」をクリックして保存が完了すると、画面が自動的に再読み込みされ、設定内容が反映されます。
ほかのユーザの画面や、同じユーザがほかのタブで開いている画面には、画面を再読み込みした時点で反映されます。
有効にした拡張項目は、次のように表示されます。

表示箇所	表示内容
案件画面など	対象テーブルの入力欄の下に「拡張項目」の行が表示され、その下に有効にした項目が並びます。「拡張項目」をクリックすると、項目の表示・非表示を切り替えられます。有効な項目に入力がある場合、「拡張項目」は太字・下線付きで強調されます。
出願人・発明者など、1案件に複数行を登録するテーブル	各行の右端に「拡張」ボタンが表示されます。クリックすると、その行の拡張項目が表示されます。有効な項目に入力がある場合は、ボタンが強調されます。
検索・エクスポート	対象テーブルのすぐ後に、拡張項目が別のグループとして表示されます。
拡張項目の値は、対象テーブルの通常の項目と一緒に編集・保存します。

拡張選択肢・拡張日付などの差込での指定方法

レターやメールの差込では、設定した表示名ではなく、「テーブルの表示名＋項目名」の固定の名前で指定します（例：「案件書誌拡張日付１」）。拡張選択肢では、選択肢の名称が差し込まれます。
出願人・発明者など、1案件に複数行を登録するテーブルの拡張項目は、差込に対応していません。

ケース別の挙動

テーブルまたは項目を無効にした場合

テーブルの「有効Ｆ」、または項目の「有効Ｆ」のチェックを外して保存すると、その拡張項目は画面、検索、CSVに表示されなくなります。
入力済みの値は削除されません。もう一度有効にすると、保存されている値が表示されます。
保存済みのエクスポートの出力設定に無効にした項目が含まれている場合、その項目の値は空欄で出力されます。

拡張選択肢の「拡張選択肢種別」を変更した場合

項目の「拡張選択肢種別」を別の種別に変更しても、入力済みの値はそのまま残ります。入力時に表示される選択肢だけが、変更後の種別の選択肢になります。

「本テーブルの拡張項目はカスタマイズ等で使用するためお客様で設定できません」と表示される場合

カスタマイズ機能などで使用しているテーブルでは、このメッセージが表示されます。このテーブルでは「編集」が表示されず、設定を変更できません。
このテーブルの拡張項目は、案件画面などでも入力できません。案件画面などの「拡張項目」の下には、「本テーブルの拡張項目はカスタマイズ等で使用するため通常画面では編集できません」と表示されます。対象テーブルの通常の項目は編集できます。

注意事項

設定は組織全体に適用されます

拡張項目の設定を変更すると、組織内のすべてのユーザの画面、検索、CSVに影響します。項目の追加や無効化を行う前に、組織内で使い方を決めておいてください。

表示名を変更しても差込の指定は変わりません

差込では、表示名ではなく「案件書誌拡張日付１」のような固定の名前を使います。表示名を変更しても、テンプレートの差込を書き換える必要はありません。反対に、表示名でテンプレートに指定しても差し込まれません。

無効にしても値は残ります

不要になった項目の「有効Ｆ」のチェックを外しても、入力済みの値は削除されません。別の用途に同じ項目を使い回すと、以前の値が残ったまま新しい表示名で表示されます。別の用途には、未使用の番号の項目を使ってください。

代理人ユーザには表示されません

拡張項目は代理人ユーザの画面には表示されません。代理人ユーザと共有する必要がある情報は、拡張項目以外の項目で管理してください。