【運用例】経費機能で事務所費用を管理する

経費機能はもともと自社出願を行った際の印紙代や案件に関わる出張費や雑費等を記録するための機能でございますが、
このページでは、「経費」機能を活用し、取引先の代理人費用（特許事務所費用）を管理する方法をご紹介いたします。

請求書機能と経費機能との違い

rootipでは、代理人費用を管理する機能として「請求書」機能と「経費」機能の2種類をご用意しております。

請求書機能　入力する工程は多いですが、細かく代理人からの請求書の内容を記録したい企業様向けの機能です。
・代理人からの請求書に記載の請求項目（費用科目）を詳細に記録してrootipへ登録したい

・代理人連携を利用し、代理人側に請求データを登録して欲しい
・アクションと代理人からの請求書を紐づけて管理したい
・代理人からの見積書を記録したい
・費用科目を表示させたリストを作成したい


経費機能　ざっくりと課税・非課税を記録し、経費内容を検索したりリストにできれば十分、という企業様向け機能です。
・CSV操作機能で一括で代理人費用をアップロードしたい
(案件内での経費表示例）

代理人費用の記録手順

①経費マスタの登録

経費を案件に登録するには、まず経費マスタの作成を行います。
固定メニューバー 設定＞マスタ一覧から「経費内容」と「経費支払先」のマスタを登録します。
経費内容：「出願費用」・「中間費用」等、経費の内容を登録するマスタを作成します。
経費支払先：特許事務所様の情報を登録します。
　※これらのマスタもCSV操作から一括インポート可能です。

②案件への代理人費用の登録

　1.案件メニューバー＞経費へと進み、「経費追加」ボタンをクリックします。

2.経費書誌が立ち上がりますので、代理人からの請求書で必要な項目を入力し、登録します。

経費内容：必須項目です。マスタに登録した内容をプルダウンから選択してください。　
経費支払先：必須項目です。マスタに登録した代理人情報をプルダウンから選択してください。　
発生日：必須項目です。例えば代理人から来た請求書の請求日を入力します。
計上日：任意項目です。例えば、貴社経理へ回した日付を入力します。
支払日：任意項目です。実際に支払った日付を入力します。
経費番号：任意項目です。例えば代理人からの請求書に記載の請求書番号を入力します。

合計金額：課税金額+非課税金額+不課税金額+消費税+源泉税の合計金額が自動計算されます。
課税金額：請求書の課税金額合計を入力します。
非課税金額：印紙代や銀行手数料等の非課税金額の合計を入力します。
不課税金額：現地代理人費用を分けて記録したい時に現地代理人費用を入力します。
源泉税：弁理士法人ではない代理人からの請求書において源泉税が発生する場合に入力します。
支払金額：課税金額+非課税金額+不課税金額+消費税-源泉税の合計金額が自動計算されます。

ファイル選択：代理人からの請求書のPDFを保存することが出来ます。

代理人費用を集計する

登録した経費内容を検索してリストにしたり、経理集計メニューから指定期間に発生した代理人別の金額を集計することが可能です。

指定期間に発生した代理人別の金額を集計する

1. 固定メニューバー 責任者＞経理集計メニュー＞経費集計（支払先別）へと進み、開始日と終了日に指定期間を入力します。
2. 代理人別のリストが表示されます。「CSVダウンロード」ボタンよりリストのダウンロードも可能です。法域を切り替えることで法域別の集計も可能です。

出願費用や中間費用を指定して代理人費用を検索する

例えば「2025年3月に発生した出願費用をリストにしたい」場合、経費を検索することでリストアップが可能です。

1. 固定メニューバー 請求書＞経費検索へと進み、検索条件の「発生日」と「経費内容」に以下のように入力し、「検索」ボタンをクリックします。
2. 経費検索結果が表示されます。
   

経費データから案件連絡を送信する

登録した経費データから案件連絡を送信することが可能です。

送信した案件連絡を開くと経費が紐づけられて表示されます。

CSV操作で経費内容を取り込む

固定メニューバー CSV操作へと進み、「請求/経費/収入データ」タブへ切り替えていただくと、経費データの一括インポートが可能です。

例えば、代理人から送付していただいている合計請求書を経費インポート用データに転記していただくことで、簡単に経費データを案件に登録することが可能です。
インポート操作の詳細はこちらをご参照ください。

経費インポート用CSVデータ

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