企業-事務所データ同期概要
root ipクラウドを導入している企業と特許事務所の間で、双方の環境を独立させたまま、必要なデータを安全かつスムーズに共有・連携できる機能です。
「共有データ」を介してデータの一部を提供・読取する仕組みであり、相手のデータに直接アクセスすることはできない（セキュリティ境界が保たれる）ため、セキュアな情報のやり取りが可能です。
本機能により、「案件データ（書誌情報や庁書類の更新など）」「案件連絡」「ワークフロー」の同期が可能となり、情報のやり取りにかかる手間を削減し、業務効率の向上を実現します。
- 特許事務所のメリット
- 企業側の環境へのログインが不要になります。
- 自組織のroot ipクラウド上でデータ（案件情報など）を更新するだけで企業側にも自動反映されるため、複数の環境へログインしてデータを多重入力（重複入力）する手間が解消され、案件情報の一元管理が可能になります。
- 企業のメリット
- 代理人ユーザの月額利用料が不要になります。
- 事務所側に自社の環境へ直接アクセスさせない仕組みのため、よりセキュアな環境が構築できます。
- ご利用上の留意点（代理人連携機能との仕様の違い）
- 代理人ユーザでは可能だった「請求書の入力」や「ワークフロー（WF）マスタの直接起票」は、現状のデータ同期機能では対応していません（※請求書データや一般包袋ファイルの同期は今後実装予定です）。
- 本機能を利用するには、事務所側でもroot ipクラウド（事務所版）のアカウントが必要となります。
同期データの種類
企業-事務所データ同期機能におけるデータの種類と対応状況は以下の通りです。（2026/5/22時点）
| データの種類 | 同期状況 | 詳細・備考 |
|---|---|---|
| 案件データ | 同期可能 | 書誌情報の共有が可能で、出願日などの差分更新（自動反映・手動反映）に対応しています。 |
| 案件連絡・案件連絡添付ファイル | 同期可能 | 連携相手ユーザを宛先に含めることで、対応ユーザ宛に展開されて案件連絡が同期されます。 |
| ワークフロー（WF）・WF添付ファイル | 同期可能 | WFステップのどこかに連携相手ユーザが含まれる場合に同期されます。 ただし、相手側にあるWFマスタの直接起票は制限されています。 そのため、最初のステップを起票する側（ワークフローを開始する側）にWFマスタの実体を置く運用を推奨します。 |
| 庁ファイル（特許庁HTML/XMLファイル） | 同期可能 | 庁書類（特許庁HTML/XMLファイル）が共有可能です。 案件の同期と同時に、対象のファイルも自動で相手組織へ共有されます。 |
| 包袋ファイル・アクション包袋ファイル・手動添付庁ファイル | 同期可能 | 通常の包袋ファイル、アクション包袋ファイル、手動添付庁ファイルが共有可能です。 |
| 請求書データ・請求書添付ファイル | 同期可能 | 請求書データおよび請求書添付ファイルが共有可能です。 |
| アクション・アクション期限 | 今後実装予定 | 企業と事務所でそれぞれ管理したい項目が異なるため、同期対象外となっています。 現状では、書誌情報の更新を起算としてキューで更新を行う仕様を想定しています。 |
導入・お申し込みの流れ
料金について
企業-事務所データ同期機能の料金は、無料で提供されています。
テストについて
本番環境での利用に先立って、テスト環境を利用して機能を試すことも可能です。
導入・お申し込みの流れ
本機能を利用開始するまでの手順は以下の通りです。
- データ同期の合意
まず、企業と特許事務所の間でデータ同期機能を利用することについて合意します。 - 双方からのお申し込み
「企業-事務所間データ同期オプション適用申請フォーム」フォームより、企業側・事務所側の双方からお申し込みを行います。 - マッチングと紐付け
株式会社root ipにて、双方のお申し込みのマッチングを確認し、システム上の紐付け作業を行います。 - 完了報告
root ipから紐付け完了の報告がメールで届きます。 - 運用の相談
完了後、具体的な運用ルールについて企業と事務所間で相談して利用を開始します。
案件データ同期（運用）の流れ
- 基本設定（【企業-事務所データ同期】基本設定）
- 共有する項目の設定
データを提供する側の「公開設定」と、データを読み取る側の「取込設定」を行います。
取込設定では、相手側のデータ更新があった際に「自動反映」するか「手動反映」するか、または「反映しない」かなどを設定します。 - 共有する案件の提供
ドロップダウンからの選択、または案件整理番号の一括貼り付けによって、共有したい案件を提供します。
なお、共有できる条件として「出願案件」であること、および「親出願がすべて同じ相手に共有済」であることが必要です。 - 共有された案件の確認
データ提供側と受入側のそれぞれの確認画面にて、共有中となっている案件や、「要承認」「相手方承認待ち」となっている案件のステータスを確認します。 - マスタデータの参照解決
出願人や発明者などのマスタデータについて、相手方のデータと自分の環境のデータを照らし合わせて解決します。
既存のマスタデータを選択して紐付けを行うか、該当するデータがない場合は新規マスタデータを作成します。 - 案件の紐付け / 作成
共有された書誌情報をもとに、システムが既存の当方候補案件を提案するため、それを確認して「承認」することで紐付けを行います。
または、共有された書誌情報から「新規案件作成」を行うことも可能です。
- 共有する項目の設定
- 差分更新（【企業-事務所データ同期】情報を反映する）
紐付け完了後、共有相手のデータに更新があった場合の対応です。
ステップ1の設定に従い、「自動反映」された結果を確認するか、確認画面から更新された値を「適用する」か「適用せず消去」するかを選ぶ「手動反映」によって差分を更新します。 - 案件連絡【企業-事務所データ同期】案件連絡を送信する
連携相手ユーザを宛先に含めてメッセージを送信することで、相手のシステム環境にいる対応ユーザへ自動的に連絡が展開され、双方向でのやり取りが同期されます。 - 請求書同期（【企業-事務所データ同期】請求書を同期する）
root ipクラウド事務所版の環境で作成した請求書を、共有相手のroot ipクラウド企業版の環境へ同期できます。事務所版から企業版への一方通行の同期です。 - ファイル同期（【企業-事務所データ同期】ファイルを同期する）
企業と事務所の間で共有済みの案件について、案件に紐づく包袋系ファイルを相手組織へ共有できます。
データ同期後のデータの取り扱い
| データの種類 | 自組織側での編集・削除 | 同期を解消した場合のデータの取り扱い | 同期を解消した場合のファイルの取り扱い | フォイル容量消費 |
|---|---|---|---|---|
| 案件データ | 可能 | 取込み反映済みは、相手組織側に残る | － | |
| 案件連絡・案件連絡添付ファイル | 不可 | コピーされており、相手組織側に残る | コピーされており、相手組織側に残る | 送信者側/受信者側 |
| ワークフロー（WF）・WF添付ファイル | 不可 | コピーされており、相手組織側に残る | コピーされており、相手組織側に残る | 送信者側/受信者側 |
| 庁ファイル（特許庁HTML/XMLファイル） | 可能 | ー | コピーされており、相手組織側に残る | 送信者側/受信者側 |
| 包袋ファイル・アクション包袋ファイル・手動添付庁ファイル | 不可（閲覧・ダウンロードのみ可能） | ー | 相手組織側に残らない | 送信者側 |
| 請求書データ・請求書添付ファイル | 限定的に編集可能・削除可能 | コピーされており、相手組織側に残る | コピーされており、相手組織側に残る | 送信者側/受信者側 |
| アクション・アクション期限 | 今後実装予定 | 今後実装予定 | － |
テスト環境における例外的なケース
以下の事象は、特定の条件下でのみ発生するテスト環境特有の例外的なケースです。
発生する事象
案件に同一の庁書類が重複して登録される
案件図面を取り込むためのテーブル更新キューが発生する
発生条件
テスト環境である（庁ファイルの実体がコピーされていない状態）
案件の共有紐付け前に、双方の環境で特許願が登録されている
対応方法
本事象はテスト環境に起因する例外的なケースであり、通常運用には影響しません。
そのため、本事象が発生した場合も、キューはそのまま登録して問題ありません。特別な対応は不要です。