【企業-事務所データ同期】基本設定

基本設定概要

企業-事務所データ同期オプションが適用されると、「メニューバー＞案件」メニュー配下に「企業-事務所データ同期」メニューが追加されます。
本メニューより、同期先ごとの設定状況の確認や、データ同期に必要となる各種基本設定を行います。
同期先が複数ある場合は、同期先ごとに設定を行います。

共有設定	説明
① ユーザ設定	連携を行うユーザを設定します。
② 共有設定	取込設定・公開設定を行います。
③ 新規共有	共有する案件を設定します。
④ 参照ID設定	データ連携時に使用するマスタの参照IDを設定します。

基本設定① ユーザ設定

連携を行うユーザを設定します。
自組織側には「連携相手ユーザ」のみが表示され、「連携相手ユーザ」宛に案件連絡を送信すると、相手組織側で設定された「対応ユーザ」に通知される仕組みです。
対応ユーザは複数ユーザを設定できます。

連携相手ユーザ

連携相手ユーザは相手組織を代表する仮想ユーザです。
ワークフローの宛先に指定したり、案件連絡の送信者として使用できます。
自組織側にのみ表示され、自組織側では名称の変更のみ可能です。
通常のユーザとは異なり、ログインすることはできません。

対応ユーザ

対応ユーザは、相手組織内でこの連携に関わるユーザを管理するために使用します。
WF宛先に指定したユーザが、連携ワークフロー作成時の宛先となります。
対応ユーザは「ユーザを追加」ボタンから設定します。

WFステップの宛先は複数指定できないため、代表となるユーザを設定します。
必要に応じて、対応ユーザごとにメール受信設定を行います。
対応ユーザは複数ユーザの設定が可能です。

「事務宛F」設定

チェックを入れると、初期設定オプションの「案件連絡『事務宛Ｆ』送付先」に設定されたメールアドレスにも通知が送信されます。

基本設定② 共有設定

設定対象項目

取込設定

取込設定では、相手先のデータを自社環境へ取り込む方法を項目ごとに指定します。
設定は項目名をクリックすることで切り替え可能です。

取込設定	説明
自動反映	相手先のデータを自動的に取り込みます。
手動反映	相手先のデータを手動で選択して取り込みます。取り込まない選択も可能です。
反映しない	相手先のデータを取り込みません。
自動反映（相手方未共有）	相手先のデータを自動的に取り込む設定ですが、相手が未公開に設定しています。
手動反映（相手方未共有）	相手先のデータを手動で選択して取り込む設定ですが、相手が未公開に設定しています。

公開設定

公開設定では、相手先へ提供するデータの範囲を項目ごとに指定します。
「必須」以外を項目名をクリックして設定を切り替えます。

公開設定	説明
必須	データ同期に必ず提供される項目です。
共有中	相手先が手動で選択し、取り込み可能な項目です。
未公開	相手先へは公開されません。

基本設定③ 新規共有

共有できる条件

共有できる案件には以下の条件があります。

• 出願案件である
• 親出願がすべて同じ相手に共有済みである

ファミリーを共有する場合は、親の案件から共有を行ってください。

共有方法

1. 「新規共有」ボタンから新規に共有する案件を設定します。
   「個別案件設定」または「複数案件設定」から共有する案件を入力し「共有」ボタンまたは「一括共有」ボタンをクリックします。
   なお、相手組織側に必ずしも該当する案件が存在している必要はありません。
   
2. 共有を実行すると、案件は承認待ちの状態となります。
   自組織側では、一覧画面の「相手方承認待ち」に表示されます。
3. 相手組織側では、当該案件が「要承認」として表示されます。
4. 相手組織側に該当する案件が存在しない場合は、「案件作成」ボタンをクリックして新たに案件を作成します。
   すでに案件が存在する場合は、紐づける案件を選択したうえで「承認」ボタンをクリックしてください。
   なお、整理番号をもと紐づけ対象の案件はあらかじめセットされていますが、内容を確認のうえ操作してください。

基本設定④ 参照ID設定

共有対象となる案件に紐づくマスタデータは、環境ごとにそれぞれ異なるIDで管理されています。
そのため、案件を共有する際に、出願人や発明者などのマスタもあわせて共有する場合は、各環境においてどのマスタを対応させるかを判定するため、参照IDの紐づけ設定を行う必要があります。

なお、マスタを取り込まない設定とする場合は、参照IDの紐づけ設定は不要です。
マスタを取り込まない設定は、出願人や発明者などの欄の取込設定を「反映しない」にします。

参照IDの紐づけ設定方法

1. 「未解決」タブを開き、各マスタのタブに切り替えます。
2. 各行の「紐づけ」欄から、自組織側で対応するマスタを選択します。
3. 「紐づけ」ボタンをクリックすると、参照IDの紐づけが完了します。
4. 相手組織側に該当するマスタが存在しない場合は、「〇〇追加」ボタンをクリックし、新たにマスタを作成してください。

参照ID設定に関する注意事項

参照ID設定は、マスタをIDで対応づけるための設定であり、マスタのデータ内容自体が共有されることはありません。
そのため、一方の環境でマスタ情報を変更しても、他方の環境に変更内容が反映されることはありません。